PBIS4427 — English For Office And Business

1. Komunikasi tatap muka dalam bisnis dianggap lebih efektif dibandingkan komunikasi tertulis karena memungkinkan terjadinya…

A. Penyimpanan dokumen secara permanen
B. Umpan balik langsung dan pembacaan bahasa tubuh
C. Distribusi informasi ke banyak penerima sekaligus
D. Penggunaan teknologi komunikasi terkini

Jawaban: B. Komunikasi tatap muka memungkinkan penerima dan pengirim pesan saling memberi umpan balik secara langsung serta membaca isyarat nonverbal seperti ekspresi wajah dan bahasa tubuh, yang tidak bisa dilakukan melalui komunikasi tertulis.

2. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan pertemuan informal antara karyawan dan atasan untuk membahas pekerjaan sehari-hari dalam konteks bisnis adalah…

A. Talk-ins
B. Briefings
C. Quality circles
D. Conferences

Jawaban: A. Talk-ins adalah pertemuan informal yang dilakukan antara karyawan dan atasan untuk mendiskusikan masalah pekerjaan sehari-hari dalam lingkungan bisnis.

3. Ketika seorang manajer meminta stafnya mengerjakan tugas tambahan dengan cara yang sopan dan tidak langsung, teknik komunikasi yang digunakan termasuk dalam kategori…

A. Permintaan langsung
B. Perintah formal
C. Making requests secara tidak langsung
D. Instruksi tertulis

Jawaban: C. Dalam modul Making Requests, permintaan yang disampaikan dengan cara sopan dan tidak langsung merupakan teknik komunikasi bisnis yang efektif untuk menjaga hubungan profesional.

4. Quality circles dalam lingkungan bisnis merupakan kelompok kecil karyawan yang bertemu secara rutin dengan tujuan utama untuk…

A. Merencanakan strategi pemasaran perusahaan
B. Menyusun laporan keuangan tahunan
C. Melaksanakan pelatihan keterampilan teknis
D. Mengidentifikasi dan memecahkan masalah terkait kualitas kerja

Jawaban: D. Quality circles adalah kelompok kecil karyawan yang berkumpul secara rutin untuk mendiskusikan, menganalisis, dan mencari solusi atas masalah yang berkaitan dengan kualitas pekerjaan mereka.

5. Briefing dalam konteks komunikasi bisnis tatap muka umumnya digunakan untuk…

A. Menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan klien
B. Menyampaikan informasi atau instruksi penting kepada sekelompok orang secara ringkas
C. Mengevaluasi kinerja individu karyawan secara mendetail
D. Menyelesaikan perselisihan antardepartemen dalam perusahaan

Jawaban: B. Briefing adalah sesi penyampaian informasi atau instruksi secara ringkas dan padat kepada sekelompok orang, biasanya sebelum suatu kegiatan atau tugas dilaksanakan.

6. Sistem telepon yang memungkinkan perusahaan mengelola banyak saluran masuk dan keluar dalam satu jaringan internal disebut…

A. PBX (Private Branch Exchange)
B. ISDN (Integrated Services Digital Network)
C. VoIP (Voice over Internet Protocol)
D. LAN (Local Area Network)

Jawaban: A. PBX adalah sistem telepon internal perusahaan yang memungkinkan pengelolaan banyak saluran telepon masuk dan keluar dalam satu jaringan komunikasi bisnis.

7. Dalam modul Technical Aids to Business Communication, teknologi informasi dimanfaatkan dalam bisnis terutama karena kemampuannya dalam…

A. Menggantikan seluruh fungsi komunikasi tatap muka
B. Menyederhanakan hierarki organisasi perusahaan
C. Mempercepat pengiriman dan pengolahan informasi bisnis
D. Menghilangkan kebutuhan akan dokumen tertulis

Jawaban: C. Teknologi informasi dalam bisnis berfungsi utama untuk mempercepat proses pengiriman, penyimpanan, dan pengolahan informasi sehingga efisiensi komunikasi bisnis meningkat secara signifikan.

8. Manakah pernyataan yang paling tepat menggambarkan perbedaan antara sistem telepon analog dan digital dalam komunikasi bisnis?

A. Sistem analog lebih mahal dan kurang andal dibandingkan sistem digital
B. Sistem digital hanya dapat digunakan untuk komunikasi internal perusahaan
C. Sistem analog mendukung lebih banyak fitur tambahan daripada sistem digital
D. Sistem digital menawarkan kualitas suara yang lebih jernih dan fitur yang lebih beragam

Jawaban: D. Sistem telepon digital unggul dibandingkan analog dalam hal kualitas suara yang lebih jernih serta kemampuan mendukung berbagai fitur tambahan yang berguna dalam komunikasi bisnis modern.

9. Facsimile (fax) termasuk dalam kategori alat bantu teknis komunikasi bisnis karena fungsinya sebagai…

A. Alat untuk merekam percakapan telepon secara otomatis
B. Media pengiriman dokumen tertulis melalui jalur telepon
C. Perangkat penyimpan data digital berkapasitas besar
D. Sistem konferensi video jarak jauh antarperusahaan

Jawaban: B. Facsimile adalah alat yang digunakan untuk mengirimkan salinan dokumen tertulis atau gambar melalui jalur telepon kepada penerima di lokasi yang berbeda.

10. Dalam konteks telephone language, ungkapan “Could you hold the line, please?” digunakan oleh penerima telepon untuk…

A. Meminta penelepon menunggu sebentar
B. Mengakhiri percakapan telepon dengan sopan
C. Meminta penelepon mengulang informasi yang disampaikan
D. Menghubungkan penelepon dengan orang lain di kantor

Jawaban: A. Ungkapan “Could you hold the line, please?” adalah frasa standar dalam bahasa telepon bisnis yang digunakan untuk meminta penelepon tetap di saluran sambil menunggu.

11. Ketika menerima panggilan telepon masuk di lingkungan bisnis, urutan etika yang benar adalah…

A. Menanyakan tujuan panggilan, menyebut nama perusahaan, kemudian menyapa
B. Langsung menghubungkan ke bagian yang dituju tanpa menyapa
C. Menyapa, menyebut nama perusahaan atau departemen, kemudian menawarkan bantuan
D. Menunggu penelepon berbicara terlebih dahulu sebelum merespons

Jawaban: C. Etika menerima panggilan telepon bisnis yang baik dimulai dengan salam, penyebutan identitas perusahaan atau departemen, dan penawaran bantuan kepada penelepon.

12. Seorang resepsionis menerima telepon untuk atasannya yang sedang tidak di tempat. Tindakan yang paling tepat sesuai etika telepon bisnis adalah…

A. Meminta penelepon menelepon kembali tanpa memberikan informasi lebih lanjut
B. Memberitahu penelepon bahwa atasan sedang sibuk dan tidak bisa diganggu
C. Langsung menutup telepon karena atasan tidak tersedia
D. Menawarkan untuk mencatat pesan atau mengarahkan ke orang lain yang bisa membantu

Jawaban: D. Etika telepon bisnis mengharuskan resepsionis untuk tetap membantu penelepon dengan menawarkan alternatif solusi, seperti mencatat pesan atau mengarahkan ke pihak lain yang dapat membantu.

13. Dalam melakukan panggilan telepon keluar (outgoing calls) untuk keperluan bisnis, langkah persiapan yang paling penting sebelum menelepon adalah…

A. Memastikan koneksi internet tersedia untuk mendukung panggilan
B. Menyiapkan poin-poin pembicaraan dan informasi yang diperlukan terlebih dahulu
C. Menunggu jam kerja puncak agar mudah dihubungi
D. Meminta izin atasan sebelum setiap panggilan dilakukan

Jawaban: B. Sebelum melakukan panggilan bisnis, penting untuk menyiapkan semua informasi dan poin pembicaraan yang relevan agar komunikasi berlangsung efisien dan profesional.

14. Format memo bisnis yang efektif wajib memuat bagian kepala (heading) yang berisi informasi tentang…

A. Penerima, pengirim, tanggal, dan subjek memo
B. Alamat perusahaan, nomor telepon, dan logo resmi
C. Salam pembuka, isi pesan, dan salam penutup
D. Tanda tangan, jabatan, dan nomor karyawan pengirim

Jawaban: A. Bagian kepala memo bisnis standar memuat empat elemen utama yaitu TO (penerima), FROM (pengirim), DATE (tanggal), dan SUBJECT (subjek), yang membedakannya dari surat bisnis formal.

15. Memo bisnis umumnya digunakan untuk komunikasi di dalam organisasi karena sifatnya yang…

A. Formal dan memerlukan tanda tangan pejabat berwenang
B. Rahasia dan hanya dapat dibaca oleh pimpinan perusahaan
C. Ringkas, langsung, dan tidak memerlukan salam pembuka formal
D. Panjang dan rinci untuk mendokumentasikan semua keputusan

Jawaban: C. Memo bisnis dirancang untuk komunikasi internal yang efisien, sehingga ditulis secara ringkas, langsung ke pokok persoalan, dan tidak memerlukan salam pembuka seperti pada surat resmi.

16. Laporan bisnis rutin (routine report) berbeda dari laporan khusus karena laporan rutin…

A. Memerlukan riset mendalam dan analisis ekstensif sebelum disusun
B. Hanya dibuat atas permintaan manajemen tingkat atas
C. Tidak memerlukan rekomendasi di bagian penutupnya
D. Dibuat secara berkala dengan format yang sudah baku dan terstandardisasi

Jawaban: D. Laporan rutin disusun secara berkala (harian, mingguan, bulanan) dengan format yang telah ditentukan dan terstandardisasi, sehingga proses pembuatannya lebih cepat dan konsisten.

17. Notula rapat (minutes of meeting) yang baik harus mencakup hal berikut, kecuali…

A. Daftar peserta yang hadir dalam rapat
B. Pendapat pribadi notulis mengenai hasil rapat
C. Keputusan dan tindak lanjut yang disepakati
D. Waktu dan tempat pelaksanaan rapat

Jawaban: B. Notula rapat harus bersifat objektif dan hanya mencatat apa yang terjadi dalam rapat secara faktual, bukan opini atau penilaian subjektif dari notulis.

18. Gaya penulisan surat bisnis yang menempatkan semua elemen surat rata di sisi kiri halaman disebut…

A. Full block style
B. Modified block style
C. Semi-block style
D. Indented style

Jawaban: A. Full block style adalah format surat bisnis di mana semua elemen, mulai dari tanggal hingga tanda tangan, ditempatkan rata di sisi kiri halaman tanpa ada indentasi.

19. Salam penutup (complimentary close) yang paling tepat digunakan dalam surat bisnis formal kepada pihak yang belum dikenal adalah…

A. Best wishes
B. Warm regards
C. Yours faithfully
D. Yours sincerely

Jawaban: C. “Yours faithfully” digunakan ketika surat diawali dengan “Dear Sir/Madam” yaitu ketika penulis tidak mengetahui nama penerima, sedangkan “Yours sincerely” digunakan ketika nama penerima diketahui.

20. Surat bisnis rutin yang ditulis untuk merespons permintaan informasi dari pelanggan termasuk dalam kategori…

A. Surat pengaduan
B. Surat penjualan
C. Surat permintaan
D. Surat balasan rutin

Jawaban: D. Surat yang ditulis sebagai tanggapan atas permintaan informasi dari pelanggan termasuk dalam kategori routine correspondence (surat korespondensi rutin), khususnya balasan atas permintaan informasi.

21. Tujuan utama dari sales letter (surat penjualan) dalam korespondensi bisnis adalah…

A. Memberikan konfirmasi atas pesanan yang telah diterima
B. Meyakinkan pembaca agar tertarik membeli produk atau menggunakan layanan
C. Menyampaikan keluhan atas ketidaksesuaian produk yang diterima
D. Menginformasikan perubahan harga kepada pelanggan lama

Jawaban: B. Sales letter dirancang dengan tujuan persuasif, yaitu untuk menarik minat dan meyakinkan pembaca agar mau membeli produk atau menggunakan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

22. Dalam penulisan sales letter yang efektif, struktur AIDA merujuk pada urutan…

A. Attention, Interest, Desire, Action
B. Analysis, Introduction, Description, Agreement
C. Accuracy, Information, Decision, Approval
D. Announcement, Inquiry, Demand, Acceptance

Jawaban: A. Formula AIDA dalam penulisan surat penjualan mengacu pada empat tahap persuasi yaitu menarik perhatian (Attention), membangkitkan minat (Interest), menciptakan keinginan (Desire), dan mendorong tindakan (Action).

23. Surat permintaan informasi (inquiry letter) kepada pemasok yang baik harus memuat informasi yang jelas mengenai…

A. Sejarah panjang perusahaan pengirim surat
B. Kondisi keuangan perusahaan pengirim secara rinci
C. Produk atau layanan yang ditanyakan dan informasi spesifik yang diperlukan
D. Keluhan atas pelayanan yang pernah diterima sebelumnya

Jawaban: C. Inquiry letter yang efektif harus secara jelas menyebutkan produk atau layanan yang ingin diketahui lebih lanjut serta informasi spesifik apa saja yang dibutuhkan dari pemasok atau penyedia layanan.

24. Sebuah perusahaan menerima pesanan dalam jumlah besar tetapi stok barang sedang kosong. Jenis surat balasan yang paling tepat untuk situasi ini adalah…

A. Surat konfirmasi pesanan
B. Surat penolakan pesanan
C. Surat permintaan informasi tambahan
D. Surat balasan dengan penjelasan keterlambatan dan perkiraan waktu pengiriman

Jawaban: D. Dalam situasi stok habis, etika bisnis mengharuskan perusahaan untuk merespons dengan surat yang menjelaskan kondisi tersebut, meminta maaf atas ketidaknyamanan, dan memberikan estimasi waktu ketersediaan barang.

25. Dalam surat klaim (claims letter), pernyataan tuntutan atau permintaan solusi sebaiknya ditempatkan pada…

A. Paragraf pertama sebagai pembuka yang langsung menuntut
B. Setelah penjelasan masalah secara faktual dan objektif
C. Di bagian tengah surat, di antara dua paragraf penjelas
D. Dalam lampiran terpisah yang dilengkapi bukti pendukung

Jawaban: B. Surat klaim yang efektif dimulai dengan uraian masalah secara faktual dan objektif terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan pernyataan tuntutan atau permintaan solusi yang spesifik.

26. Surat penyesuaian (adjustment letter) dikirimkan oleh pemasok sebagai respons terhadap surat klaim dengan tujuan untuk…

A. Menjelaskan tindakan yang akan diambil untuk menyelesaikan keluhan pelanggan
B. Menolak klaim pelanggan dengan alasan yang terperinci
C. Meminta pelanggan untuk memberikan bukti tambahan atas keluhannya
D. Menawarkan produk pengganti dengan harga yang lebih murah

Jawaban: A. Adjustment letter merupakan respons resmi perusahaan terhadap klaim pelanggan, yang berisi penjelasan mengenai langkah nyata yang akan diambil perusahaan untuk mengatasi masalah yang dilaporkan.

27. Analisis surat klaim berikut: “Kami sangat kecewa dengan kondisi barang yang kami terima. Produk yang dikirimkan tidak sesuai dengan spesifikasi yang kami pesan.” Kalimat tersebut menunjukkan bahwa surat klaim ini termasuk jenis…

A. Klaim atas keterlambatan pengiriman
B. Klaim atas kesalahan penagihan
C. Klaim atas ketidaksesuaian produk dengan pesanan
D. Klaim atas kerusakan yang terjadi saat pengiriman

Jawaban: C. Frasa “tidak sesuai dengan spesifikasi yang kami pesan” secara jelas menunjukkan bahwa masalahnya adalah produk yang diterima berbeda dari yang dipesan, bukan soal keterlambatan, penagihan, atau kerusakan fisik.

28. Surat lamaran pekerjaan (application letter) yang ditujukan untuk posisi yang diiklankan harus secara eksplisit menyebutkan…

A. Seluruh riwayat pekerjaan pelamar secara kronologis lengkap
B. Alasan pelamar meninggalkan pekerjaan sebelumnya
C. Ekspektasi gaji yang diinginkan pelamar secara rinci
D. Posisi yang dilamar dan sumber informasi lowongan tersebut

Jawaban: D. Surat lamaran untuk posisi yang diiklankan harus secara jelas menyebutkan posisi yang diminati serta dari mana pelamar mendapatkan informasi tentang lowongan tersebut, agar perekrut dapat mengklasifikasikan lamaran dengan tepat.

29. Resume kronologis (chronological resume) menyajikan riwayat pekerjaan dengan cara…

A. Mengelompokkan pengalaman berdasarkan jenis keterampilan yang dimiliki
B. Mengurutkan pengalaman kerja dari yang paling baru ke yang paling lama
C. Menonjolkan pencapaian yang paling relevan dengan posisi yang dilamar
D. Menampilkan hanya pengalaman yang berkaitan langsung dengan pekerjaan yang dilamar

Jawaban: B. Resume kronologis terbalik (reverse chronological) adalah format yang paling umum digunakan, di mana pengalaman kerja disusun mulai dari posisi atau pekerjaan terbaru hingga yang paling lama.

30. Pertanyaan wawancara kerja seperti “Tell me about yourself” sebaiknya dijawab dengan berfokus pada…

A. Latar belakang profesional, keterampilan relevan, dan tujuan karier yang sesuai dengan posisi
B. Kehidupan pribadi dan hobi yang mencerminkan kepribadian pelamar
C. Kritik terhadap perusahaan sebelumnya dan alasan keluar dari pekerjaan lama
D. Riwayat pendidikan secara lengkap dari sekolah dasar hingga perguruan tinggi

Jawaban: A. Pertanyaan wawancara “Tell me about yourself” adalah kesempatan untuk mempresentasikan profil profesional yang relevan dengan posisi yang dilamar, bukan untuk membahas kehidupan pribadi atau hal-hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.

31. Surat pengunduran diri (resignation letter) yang profesional harus ditulis dengan memperhatikan prinsip utama…

A. Mengungkapkan semua ketidakpuasan selama bekerja secara terbuka
B. Memberikan kritik konstruktif terhadap kebijakan manajemen
C. Menjaga nada positif, memberikan pemberitahuan yang cukup, dan menyatakan terima kasih
D. Menjelaskan secara rinci tawaran pekerjaan yang diterima dari perusahaan lain

Jawaban: C. Surat pengunduran diri yang profesional harus menjaga hubungan baik dengan perusahaan lama, oleh karena itu ditulis dengan nada positif, memberikan pemberitahuan sesuai kontrak, dan mengungkapkan rasa terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

32. Good will letter dalam konteks employee relations letters dikirimkan dengan tujuan utama untuk…

A. Meminta karyawan kembali bekerja setelah cuti panjang
B. Memberikan peringatan resmi atas pelanggaran peraturan kerja
C. Menginformasikan perubahan kebijakan perusahaan kepada karyawan
D. Membangun dan memelihara hubungan baik serta suasana positif di tempat kerja

Jawaban: D. Good will letter adalah surat yang dikirimkan untuk membina hubungan positif di lingkungan kerja, seperti ucapan selamat, terima kasih, atau apresiasi yang mempererat hubungan antarkaryawan atau antara manajemen dan karyawan.

33. Surat simpati (sympathy letter) kepada karyawan yang mengalami musibah sebaiknya ditulis dengan gaya…

A. Formal dan berisi prosedur pengajuan cuti sakit atau cuti duka
B. Hangat, tulus, dan personal tanpa menggunakan bahasa yang terlalu kaku
C. Singkat dan hanya berisi pernyataan bela sungkawa resmi dari perusahaan
D. Teknis dengan mencantumkan hak-hak karyawan yang berlaku selama masa musibah

Jawaban: B. Surat simpati bertujuan memberikan dukungan emosional, sehingga harus ditulis dengan bahasa yang hangat, tulus, dan personal agar penerima merasa diperhatikan secara sungguh-sungguh.

34. Surat pensiun (retirement letter) yang dikirimkan oleh perusahaan kepada karyawan yang akan pensiun umumnya berisi…

A. Penghargaan atas kontribusi karyawan dan ucapan selamat memasuki masa pensiun
B. Evaluasi kinerja karyawan selama masa bekerja di perusahaan
C. Rincian perhitungan uang pesangon dan tunjangan pensiun
D. Permintaan agar karyawan melatih penggantinya sebelum tanggal pensiun

Jawaban: A. Surat pensiun dari perusahaan kepada karyawan merupakan bagian dari employee relations letters yang berfokus pada apresiasi dan penghormatan atas dedikasi karyawan selama masa kerjanya.

35. Surat rekomendasi (letter of recommendation) yang kuat harus memuat elemen penting berupa…

A. Gambaran umum tentang industri dan bidang pekerjaan yang dimaksud
B. Perbandingan antara kandidat dengan pelamar lain yang pernah dikenal penulis
C. Contoh spesifik prestasi dan kualitas kandidat yang dapat diverifikasi
D. Kekurangan kandidat yang perlu diperbaiki untuk posisi yang dilamar

Jawaban: C. Surat rekomendasi yang efektif harus menyertakan contoh nyata dan spesifik dari pengalaman bekerja bersama kandidat, termasuk prestasi dan kualitas yang dapat dibuktikan, bukan sekadar pernyataan umum.

36. Undangan formal dalam korenspondensi sosial bisnis biasanya ditulis menggunakan sudut pandang orang ketiga karena…

A. Lebih mudah dipahami oleh semua kalangan penerima undangan
B. Membutuhkan lebih sedikit kata dibandingkan sudut pandang orang pertama
C. Menunjukkan bahwa undangan dibuat oleh tim, bukan individu
D. Mencerminkan keformalan dan tingkat kehormatan yang tinggi dalam protokol sosial

Jawaban: D. Penggunaan orang ketiga dalam undangan formal merupakan konvensi tradisional yang mencerminkan tingkat keformalan dan kehormatan tertinggi dalam protokol korespondensi sosial resmi.

37. Respons yang tepat terhadap undangan formal yang tidak dapat dihadiri adalah…

A. Tidak perlu merespons karena kehadiran bersifat sukarela
B. Mengirimkan surat penolakan yang sopan dengan alasan yang sesuai
C. Mengirim perwakilan tanpa memberitahu penyelenggara terlebih dahulu
D. Menghubungi penyelenggara secara lisan tanpa konfirmasi tertulis

Jawaban: B. Etika korespondensi sosial formal mengharuskan penerima undangan untuk merespons baik dalam keadaan bisa hadir maupun tidak, dan penolakan harus dilakukan secara sopan melalui surat resmi.

38. Undangan informal berbeda dari undangan formal dalam korespondensi sosial bisnis terutama dalam hal…

A. Gaya bahasa yang lebih santai dan penggunaan sudut pandang orang pertama
B. Tidak perlu mencantumkan tanggal, waktu, dan lokasi acara
C. Hanya dapat dikirimkan melalui media elektronik seperti email
D. Tidak memerlukan konfirmasi kehadiran dari penerima

Jawaban: A. Undangan informal menggunakan bahasa yang lebih santai dan akrab serta ditulis dari sudut pandang orang pertama, berbeda dengan undangan formal yang menggunakan bahasa kaku dan sudut pandang orang ketiga.

39. Salah satu karakteristik utama komunikasi tatap muka yang membedakannya dari komunikasi bermedia adalah adanya…

A. Kemampuan menjangkau audiens yang lebih luas secara bersamaan
B. Kemudahan dalam mendokumentasikan isi percakapan secara otomatis
C. Kehadiran komunikasi nonverbal yang memperkuat pesan yang disampaikan
D. Tidak adanya gangguan (noise) yang dapat menghambat komunikasi

Jawaban: C. Komunikasi tatap muka memiliki keunggulan berupa kehadiran isyarat nonverbal seperti ekspresi wajah, gestur, dan kontak mata yang memperkuat dan melengkapi pesan verbal yang disampaikan.

40. Dalam surat balasan atas permintaan informasi (reply to inquiry), bagian pembuka yang paling efektif adalah…

A. Kalimat permohonan maaf karena telat merespons permintaan
B. Penjelasan panjang tentang sejarah dan latar belakang perusahaan
C. Pertanyaan balik untuk mengklarifikasi kebutuhan pengirim surat asli
D. Pernyataan positif yang langsung merujuk pada informasi yang diminta

Jawaban: D. Pembuka surat balasan yang efektif langsung menjawab atau merujuk pada permintaan yang diterima dengan nada positif, sehingga pembaca segera mengetahui bahwa permintaannya akan dipenuhi.

41. Perhatikan kalimat berikut: “We are pleased to inform you that your application has been received.” Kalimat ini merupakan contoh penggunaan tone yang tepat dalam surat bisnis karena…

A. Menggunakan kalimat pasif untuk menghindari tanggung jawab langsung
B. Bersifat positif, sopan, dan langsung menyampaikan informasi penting
C. Menggunakan kata “pleased” yang menunjukkan kegembiraan berlebihan
D. Merupakan kalimat pendek yang hemat kata dan efisien

Jawaban: B. Kalimat tersebut merupakan contoh good news opening dalam surat bisnis yang menggunakan nada positif dan sopan untuk langsung menyampaikan informasi yang ingin diketahui oleh penerima surat.

42. Dalam konteks korespondensi bisnis, istilah “enclosure” atau “enc.” pada bagian bawah surat menandakan bahwa…

A. Terdapat dokumen atau lampiran yang disertakan bersama surat tersebut
B. Surat tersebut bersifat rahasia dan tidak boleh disebarluaskan
C. Surat tersebut dikirimkan kepada lebih dari satu penerima
D. Pengirim memerlukan balasan surat sesegera mungkin

Jawaban: A. Notasi “Enc.” atau “Enclosure” di bagian bawah surat bisnis digunakan untuk memberi tahu penerima bahwa ada dokumen atau materi tambahan yang dilampirkan bersama surat tersebut.

43. Seorang kandidat baru saja menyelesaikan wawancara kerja. Komunikasi tertulis yang sebaiknya dikirimkan setelah wawancara adalah…

A. Surat permintaan informasi tentang gaji dan tunjangan
B. Surat revisi resume dengan informasi tambahan
C. Surat ucapan terima kasih kepada pewawancara
D. Surat tawaran kompensasi kepada perusahaan

Jawaban: C. Mengirimkan thank-you letter atau follow-up letter setelah wawancara kerja merupakan praktik profesional yang dibahas dalam modul employment communication, karena menunjukkan kesopanan dan minat serius terhadap posisi yang dilamar.

44. Perbedaan mendasar antara modified block style dan full block style dalam penulisan surat bisnis terletak pada…

A. Penggunaan salam pembuka dan salam penutup
B. Jumlah spasi antarparagraf dalam isi surat
C. Jenis kertas dan ukuran huruf yang digunakan
D. Posisi tanggal, salam penutup, dan tanda tangan yang diletakkan di tengah halaman

Jawaban: D. Dalam modified block style, tanggal, salam penutup, dan tanda tangan diposisikan di tengah atau sisi kanan halaman, sedangkan elemen lainnya tetap rata kiri, berbeda dari full block style yang semuanya rata kiri.

45. Dalam modul Telephone Language, ungkapan “I’m afraid he’s not available at the moment” digunakan untuk menyampaikan…

A. Bahwa orang yang dicari sedang dalam perjalanan ke luar kota
B. Bahwa orang yang dicari tidak dapat dihubungi saat ini dengan nada sopan
C. Bahwa penelepon harus menghubungi nomor lain untuk menemukan orang tersebut
D. Bahwa penelepon telah menghubungi nomor yang salah

Jawaban: B. Frasa “I’m afraid” digunakan dalam bahasa telepon bisnis untuk menyampaikan berita yang kurang menyenangkan dengan cara sopan, dalam hal ini memberi tahu penelepon bahwa orang yang dicari tidak tersedia saat itu.

46. Jika sebuah perusahaan ingin mengirimkan surat kepada semua pelanggannya secara serentak dengan konten yang dipersonalisasi, teknologi yang paling tepat digunakan adalah…

A. Mail merge dengan mengintegrasikan perangkat lunak pengolah kata dan basis data
B. Mengirimkan faks massal ke semua nomor pelanggan secara berurutan
C. Mencetak satu template surat dan menyalinnya secara manual
D. Menggunakan sistem PBX untuk menghubungi semua pelanggan sekaligus

Jawaban: A. Mail merge adalah fitur teknologi informasi yang memungkinkan perusahaan membuat surat massal yang dipersonalisasi dengan menggabungkan template surat dan data penerima dari basis data secara otomatis.

47. Perhatikan dua jenis resume berikut: resume fungsional dan resume kronologis. Resume fungsional lebih disarankan untuk kandidat yang…

A. Memiliki pengalaman kerja yang panjang dan konsisten di bidang yang sama
B. Baru lulus dan belum memiliki pengalaman kerja sama sekali
C. Memiliki kesenjangan dalam riwayat pekerjaan atau berganti bidang karier
D. Melamar di perusahaan yang mengharuskan penulisan resume secara kronologis

Jawaban: C. Resume fungsional lebih mengutamakan keterampilan dan kemampuan daripada urutan waktu pekerjaan, sehingga sangat cocok untuk kandidat yang memiliki celah dalam riwayat kerja atau yang ingin pindah ke bidang karier yang berbeda.

48. Dalam komunikasi bisnis, penggunaan email sebagai alat bantu teknis dianggap efektif karena…

A. Email menjamin kerahasiaan informasi yang dikirimkan secara absolut
B. Email tidak memerlukan keterampilan menulis yang baik dari pengirim
C. Email tidak dapat digunakan untuk mengirimkan lampiran dokumen penting
D. Email memungkinkan pengiriman pesan cepat dengan rekam jejak tertulis yang dapat disimpan

Jawaban: D. Keunggulan email dalam komunikasi bisnis adalah kecepatan pengiriman, kemampuan menyertakan lampiran, serta adanya rekam jejak tertulis yang dapat dijadikan dokumentasi resmi untuk keperluan bisnis.

49. Analisis surat berikut: Sebuah perusahaan menerima klaim dari pembeli tentang produk rusak, namun setelah investigasi, perusahaan membuktikan bahwa kerusakan terjadi akibat kesalahan pengguna. Surat penyesuaian yang tepat dalam situasi ini adalah…

A. Langsung menolak klaim tanpa penjelasan dengan alasan hemat waktu
B. Menjelaskan hasil investigasi secara objektif, menolak klaim dengan sopan, dan menawarkan bantuan alternatif
C. Menerima klaim sepenuhnya untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan
D. Meminta pelanggan mengirimkan produk untuk dianalisis ulang oleh pihak ketiga independen

Jawaban: B. Surat penyesuaian atas klaim yang ditolak harus tetap profesional dengan menjelaskan temuan investigasi secara objektif, menyampaikan penolakan dengan nada sopan, serta menawarkan solusi atau bantuan alternatif untuk mempertahankan hubungan baik.

50. Pernyataan yang paling tepat menggambarkan fungsi korespondensi sosial dalam konteks bisnis adalah…

A. Membangun dan memelihara hubungan interpersonal yang mendukung keberhasilan bisnis jangka panjang
B. Menggantikan kebutuhan komunikasi tatap muka dalam lingkungan kerja modern
C. Menyampaikan informasi teknis yang tidak dapat dikomunikasikan secara lisan
D. Memenuhi kewajiban hukum dalam setiap transaksi bisnis yang dilakukan

Jawaban: A. Korespondensi sosial dalam bisnis, seperti undangan, ucapan selamat, dan surat simpati, berfungsi untuk mempererat hubungan interpersonal antara individu dan organisasi, yang pada akhirnya berkontribusi pada keberhasilan bisnis secara berkelanjutan.

PBIS4427 — English For Office And Business

Latihan Tambahan dengan AI