ASIP4402 — Penilaian Dan Penyusutan Arsip

1. Naskah dinas adalah naskah yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam lingkungan instansi pemerintah untuk keperluan kedinasan. Manakah yang BUKAN termasuk fungsi utama naskah dinas?

• A. Sebagai alat komunikasi resmi
• B. Sebagai bukti historis kegiatan organisasi
• C. Sebagai sarana hiburan pegawai instansi
• D. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas

2. Hubungan antara manajemen arsip dinamis dan korespondensi sangat erat karena keduanya berkaitan dengan…

• A. Pengelolaan arsip statis yang sudah tidak aktif
• B. Penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan dokumen dalam kegiatan organisasi
• C. Pemusnahan dokumen yang sudah kadaluarsa
• D. Penyimpanan dokumen di lembaga kearsipan nasional

3. Tata persuratan dinas berfungsi sebagai pedoman dalam pengelolaan surat-menyurat resmi. Salah satu tujuan pengaturan tata persuratan dinas adalah…

• A. Mempercepat proses pemusnahan arsip
• B. Menyederhanakan prosedur pengadaan barang
• C. Menjamin keseragaman dan ketertiban dalam kegiatan surat-menyurat
• D. Mengurangi volume arsip statis

4. Dalam konteks manajemen arsip dinamis, siklus hidup arsip dimulai dari tahap…

• A. Penyusutan
• B. Penciptaan
• C. Penyimpanan permanen
• D. Pemusnahan

5. Kegiatan korespondensi yang baik dalam instansi pemerintah harus memperhatikan asas…

• A. Kerahasiaan, kecepatan, dan kemudahan akses publik
• B. Kejelasan, ketepatan, dan kebenaran isi surat
• C. Kuantitas surat yang banyak sebagai tolok ukur kinerja
• D. Penggunaan bahasa asing untuk kesan profesional

6. Penilaian arsip (appraisal) merupakan proses penentuan nilai guna arsip. Menurut konsep dasar penilaian arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi…

• A. Nilai guna primer dan nilai guna sekunder
• B. Nilai guna aktif dan nilai guna pasif
• C. Nilai guna tinggi dan nilai guna rendah
• D. Nilai guna administratif dan nilai guna historis saja

7. Tujuan utama penyusutan arsip dalam suatu organisasi adalah…

• A. Menambah koleksi arsip statis di lembaga kearsipan
• B. Mengurangi volume arsip yang tidak diperlukan dan menghemat ruang penyimpanan
• C. Memperbanyak duplikat arsip untuk keperluan cadangan
• D. Memperlambat proses pemindahan arsip

8. Dalam penyusutan arsip, yang dimaksud dengan “retensi arsip” adalah…

• A. Proses pemusnahan arsip secara massal
• B. Kegiatan alih media arsip ke format digital
• C. Jangka waktu penyimpanan arsip sesuai nilai gunanya
• D. Prosedur pemindahan arsip ke lembaga lain

9. Pengertian organisasi dalam konteks kearsipan berkaitan dengan…

• A. Struktur fisik gedung tempat penyimpanan arsip
• B. Entitas yang menciptakan dan menggunakan arsip sebagai bukti kegiatan
• C. Alat tulis yang digunakan dalam pembuatan arsip
• D. Teknologi informasi yang digunakan dalam pengelolaan arsip

10. Jenis organisasi berdasarkan sifatnya yang relevan dengan pengelolaan arsip dibedakan menjadi…

• A. Organisasi formal dan organisasi informal
• B. Organisasi besar dan organisasi kecil
• C. Organisasi publik dan organisasi swasta saja
• D. Organisasi vertikal dan organisasi horizontal

11. Aspek hukum penyusutan arsip di Indonesia diatur dalam peraturan perundang-undangan. Undang-Undang yang menjadi landasan hukum utama pengelolaan kearsipan di Indonesia adalah…

• A. UU No. 8 Tahun 1997
• B. UU No. 43 Tahun 2009
• C. UU No. 14 Tahun 2008
• D. UU No. 25 Tahun 2009

12. Fungsi kearsipan dalam suatu organisasi mencakup hal-hal berikut, KECUALI…

• A. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
• B. Mewujudkan pengelolaan arsip yang andal
• C. Meningkatkan anggaran pengadaan kertas di instansi
• D. Memberikan layanan informasi kearsipan

13. Konsep dasar kearsipan menyatakan bahwa arsip memiliki nilai guna yang dapat dimanfaatkan. Nilai guna hukum (legal value) arsip berkaitan dengan…

• A. Keperluan penelitian ilmiah
• B. Pembuktian dalam proses hukum atau persidangan
• C. Kepentingan pendidikan masyarakat umum
• D. Kebutuhan promosi organisasi

14. Ketentuan hukum penyusutan arsip mensyaratkan bahwa pemusnahan arsip harus dilakukan dengan…

• A. Persetujuan pimpinan tertinggi organisasi tanpa prosedur tertulis
• B. Prosedur yang sah dan terdokumentasi sesuai peraturan yang berlaku
• C. Cara yang cepat tanpa perlu berita acara
• D. Inisiatif staf arsiparis tanpa perlu persetujuan atasan

15. Tujuan kearsipan sebagaimana diatur dalam perundang-undangan adalah untuk…

• A. Memperbanyak jumlah pegawai yang mengelola arsip
• B. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional
• C. Mempercepat penghapusan arsip yang menumpuk di instansi
• D. Membatasi akses masyarakat terhadap arsip pemerintah

16. Nilai guna arsip yang berkaitan dengan kepentingan lembaga pencipta arsip itu sendiri disebut nilai guna…

• A. Sekunder
• B. Historis
• C. Primer
• D. Evidensial

17. Konsep dasar penilaian arsip mencakup pengertian bahwa arsip bernilai tinggi apabila…

• A. Ukuran fisiknya besar dan tebal
• B. Dibuat oleh pejabat tertinggi di organisasi
• C. Mengandung informasi yang unik, autentik, dan tidak terduplikasi di tempat lain
• D. Disimpan dalam lemari arsip yang mahal

18. Nilai guna sekunder arsip meliputi nilai guna evidensial dan nilai guna…

• A. Administratif
• B. Informasional
• C. Hukum
• D. Keuangan

19. Teknik penilaian arsip yang dilakukan dengan menganalisis fungsi dan kegiatan organisasi pencipta arsip disebut teknik…

• A. Sampling
• B. Makro appraisal
• C. Mikro appraisal
• D. Random appraisal

20. Prosedur penilaian arsip yang benar diawali dengan kegiatan…

• A. Pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensinya
• B. Identifikasi dan deskripsi arsip yang akan dinilai
• C. Pemindahan langsung arsip ke lembaga kearsipan
• D. Pembuatan salinan digital seluruh arsip

21. Tahapan penilaian arsip yang tepat adalah…

• A. Pemindahan – Penilaian – Pemusnahan – Penyerahan
• B. Identifikasi – Deskripsi – Penilaian – Rekomendasi
• C. Penciptaan – Penyimpanan – Pemusnahan – Penilaian
• D. Penyerahan – Penilaian – Identifikasi – Pemusnahan

22. Pada tahap penilaian arsip, tim penilai harus mempertimbangkan faktor duplikasi informasi karena…

• A. Arsip yang terduplikasi memiliki nilai lebih tinggi
• B. Arsip yang informasinya sudah ada di tempat lain dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan
• C. Duplikasi meningkatkan nilai historis arsip
• D. Arsip duplikat wajib diserahkan ke ANRI

23. Praktik penilaian arsip dilakukan untuk menghasilkan keputusan tentang…

• A. Format penyimpanan arsip aktif
• B. Jadwal masuk kerja petugas arsip
• C. Nasib akhir arsip: disimpan permanen, dimusnahkan, atau dipindahkan
• D. Anggaran pembelian peralatan kearsipan

24. Dalam praktik penilaian arsip, metode sampling digunakan ketika…

• A. Seluruh arsip dinyatakan bernilai permanen
• B. Volume arsip sangat besar sehingga tidak memungkinkan menilai satu per satu
• C. Arsip sudah melewati masa retensi minimalnya
• D. Pimpinan meminta penghapusan semua arsip lama

25. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya…

• A. Nama pegawai yang bertanggung jawab atas arsip
• B. Jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, dan keterangan nasib akhir arsip
• C. Anggaran penyimpanan arsip per tahun
• D. Lokasi fisik setiap arsip dalam rak penyimpanan

26. JRA memiliki fungsi penting bagi organisasi, yaitu sebagai…

• A. Pedoman perekrutan pegawai arsip
• B. Alat kontrol volume arsip dan dasar hukum penyusutan
• C. Daftar inventaris perlengkapan kantor
• D. Anggaran operasional unit kearsipan

27. Unsur-unsur yang harus ada dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) meliputi…

• A. Nomor seri, jenis arsip, retensi aktif, retensi inaktif, keterangan
• B. Nama pencipta, tanggal penciptaan, warna map, lokasi rak
• C. Kode klasifikasi, nama petugas, nomor telepon, anggaran
• D. Jenis media, ukuran fisik, berat arsip, kondisi kertas

28. JRA yang telah disusun oleh instansi pemerintah harus mendapat persetujuan dari…

• A. Kepala Biro Keuangan instansi terkait
• B. Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
• C. Menteri Dalam Negeri
• D. Badan Pemeriksa Keuangan

29. Tujuan utama penyusunan Jadwal Retensi Arsip bagi organisasi adalah…

• A. Mempersulit akses terhadap arsip oleh pihak luar
• B. Mempercepat proses digitalisasi arsip aktif
• C. Memberikan kepastian hukum atas pengelolaan dan penyusutan arsip
• D. Meningkatkan jumlah koleksi arsip statis organisasi

30. Kolom “keterangan” dalam JRA biasanya berisi informasi tentang…

• A. Nama pejabat yang menandatangani arsip
• B. Nasib akhir arsip: musnah, permanen, atau dinilai kembali
• C. Warna dan bahan sampul arsip
• D. Biaya penyimpanan per lembar arsip

31. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan JRA dilakukan melalui tiga kegiatan utama, yaitu…

• A. Penciptaan, penggunaan, dan penyimpanan
• B. Pemindahan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyerahan ke lembaga kearsipan
• C. Digitalisasi, kompresi, dan enkripsi arsip
• D. Pemberkasan, penomoran, dan pelabelan arsip

32. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan merupakan bagian dari prosedur penyusutan yang bertujuan untuk…

• A. Menghilangkan arsip dari sistem organisasi
• B. Memudahkan proses digitalisasi arsip
• C. Mengefisienkan ruang dan pengelolaan arsip di unit kerja
• D. Menyiapkan arsip untuk dilelang kepada pihak swasta

33. Teknik penyusutan arsip yang dilakukan dengan memilih sebagian arsip untuk disimpan secara permanen dari sekumpulan arsip serupa disebut…

• A. Alih media
• B. Sampling
• C. Inventarisasi
• D. Akuisisi

34. Prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki JRA diawali dengan kegiatan…

• A. Pemusnahan langsung tanpa prosedur
• B. Pelaksanaan survei dan penyusunan proposal pembenahan arsip
• C. Pemindahan arsip ke ANRI tanpa penilaian
• D. Digitalisasi seluruh arsip yang ada

35. Organisasi yang belum memiliki JRA dalam melakukan penyusutan arsip harus terlebih dahulu…

• A. Meminta izin kepada Badan Kepegawaian Negara
• B. Membuat daftar pertelaan arsip dan memperoleh persetujuan pejabat berwenang
• C. Menyerahkan semua arsip ke lembaga swasta
• D. Merekrut arsiparis tambahan sebanyak-banyaknya

36. Panduan penyusutan arsip berdasarkan JRA memberikan arahan kepada organisasi tentang…

• A. Cara memilih vendor penyimpanan arsip
• B. Langkah-langkah sistematis pelaksanaan penyusutan sesuai jadwal yang telah ditetapkan
• C. Prosedur pengajuan anggaran kearsipan tahunan
• D. Teknik penulisan naskah dinas yang benar

37. Pemindahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilakukan ketika arsip telah memasuki masa…

• A. Aktif penggunaan sehari-hari
• B. Inaktif dan retensi inaktifnya belum habis
• C. Penciptaan oleh pejabat berwenang
• D. Digitalisasi dan alih media

38. Panduan pemusnahan arsip mensyaratkan bahwa sebelum dimusnahkan, arsip harus melalui proses…

• A. Digitalisasi lengkap terlebih dahulu
• B. Penilaian dan mendapat persetujuan pejabat berwenang serta dibuatkan berita acara
• C. Penjualan kepada pihak daur ulang tanpa dokumentasi
• D. Pengembalian kepada pencipta arsip

39. Penyerahan arsip statis dari organisasi pencipta kepada lembaga kearsipan dilakukan untuk…

• A. Mengurangi tanggung jawab organisasi atas arsip
• B. Melestarikan arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi kepentingan nasional
• C. Mempercepat pemusnahan arsip yang menumpuk
• D. Memperoleh kompensasi finansial dari lembaga kearsipan

40. Berita acara pemusnahan arsip harus ditandatangani oleh…

• A. Seluruh pegawai unit kearsipan
• B. Pimpinan organisasi atau pejabat yang diberi kewenangan dan disaksikan oleh pihak berwenang
• C. Hanya kepala arsiparis tanpa saksi
• D. Perwakilan masyarakat setempat

41. Panduan penyusutan arsip yang belum memiliki JRA menekankan pentingnya survei arsip yang bertujuan untuk…

• A. Menghitung jumlah lemari arsip yang perlu dibeli
• B. Mengetahui kondisi, volume, dan jenis arsip yang dimiliki organisasi sebagai dasar pembenahan
• C. Mencari arsip yang hilang dan belum ditemukan
• D. Menentukan gaji tambahan bagi petugas arsip

42. Proposal pembenahan arsip yang disusun dalam rangka penyusutan arsip tanpa JRA harus memuat…

• A. Rencana pengadaan gedung arsip baru
• B. Latar belakang, tujuan, metodologi, dan rencana kerja pembenahan arsip
• C. Daftar nama pegawai yang akan dipecat
• D. Anggaran pembelian peralatan kantor

43. Kegiatan pembenahan arsip dalam rangka penyusutan arsip tanpa JRA mencakup…

• A. Renovasi fisik gedung penyimpanan arsip
• B. Identifikasi, deskripsi, dan penilaian arsip untuk menentukan nasib akhirnya
• C. Rekrutmen pegawai honorer untuk membantu kerja lapangan
• D. Pengadaan sistem informasi manajemen arsip baru

44. Pembenahan dan penilaian arsip yang akan disimpan permanen harus mempertimbangkan kriteria…

• A. Usia arsip semata, tanpa memperhatikan isinya
• B. Kondisi fisik arsip saja
• C. Nilai evidensial dan informasional yang unik dan tidak terduplikasi
• D. Ukuran dan tebal berkas arsip

45. Arsip yang diputuskan untuk “dinilai kembali” dalam JRA berarti…

• A. Arsip tersebut wajib langsung dimusnahkan
• B. Nasib akhirnya belum dapat ditentukan dan perlu dikaji ulang saat masa retensinya habis
• C. Arsip tersebut harus diserahkan ke ANRI segera
• D. Arsip tersebut berstatus aktif kembali

46. Dalam sistem kearsipan, arsip yang telah melewati masa retensi inaktifnya dan dinyatakan bernilai permanen selanjutnya…

• A. Dimusnahkan dengan cara dibakar
• B. Dikembalikan ke unit pengolah masing-masing
• C. Diserahkan kepada lembaga kearsipan yang berwenang
• D. Disimpan dalam brankas khusus di unit pengolah

47. Riwayat penulis dalam sebuah buku teks akademik berfungsi untuk…

• A. Menambah jumlah halaman buku agar terlihat tebal
• B. Memberikan informasi tentang latar belakang dan kompetensi penulis kepada pembaca
• C. Menggantikan daftar pustaka buku
• D. Mempromosikan produk komersial penulis

48. Dalam konteks manajemen arsip, istilah “disposition” atau nasib akhir arsip mencakup tiga kemungkinan, yaitu…

• A. Penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan
• B. Pemusnahan, penyerahan ke lembaga kearsipan, dan penyimpanan permanen
• C. Digitalisasi, kompresi, dan enkripsi
• D. Pemberkasan, penomoran, dan pengindeksan

49. Arsiparis yang profesional dalam melaksanakan penilaian arsip harus memiliki kompetensi dalam…

• A. Bidang teknologi informasi saja
• B. Memahami fungsi organisasi, nilai guna arsip, dan peraturan kearsipan yang berlaku
• C. Keterampilan mengetik cepat dan rapi
• D. Pengetahuan tentang desain grafis dokumen

50. Keseluruhan rangkaian kegiatan penyusutan arsip mulai dari penilaian hingga pemusnahan atau penyerahan arsip pada dasarnya bertujuan untuk…

• A. Menghabiskan anggaran kearsipan yang telah dialokasikan
• B. Mempersulit masyarakat dalam mengakses informasi
• C. Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan akuntabel demi kepentingan organisasi dan bangsa
• D. Menghilangkan jejak kegiatan organisasi yang tidak menguntungkan