ASIP4318 — Manajemen Rekod Aktif

1. Arsip yang dicipta dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan operasional disebut…

• A. Arsip statis
• B. Arsip inaktif
• C. Arsip dinamis
• D. Arsip vital

2. Kontrol arsip bertujuan utama untuk…

• A. Mempercepat proses penggandaan dokumen
• B. Memastikan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
• C. Mengurangi biaya cetak dokumen
• D. Mempermudah distribusi surat keluar

3. Manakah yang termasuk dalam konsep dasar arsip menurut Undang-Undang Kearsipan Indonesia?

• A. Arsip adalah dokumen yang telah habis masa retensinya
• B. Arsip hanya mencakup dokumen fisik berupa kertas
• C. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
• D. Arsip hanya dimiliki oleh instansi pemerintah

4. Nilai guna arsip yang berkaitan dengan kepentingan administrasi organisasi disebut nilai guna…

• A. Hukum
• B. Keuangan
• C. Primer
• D. Sekunder

5. Prinsip kontrol arsip yang menekankan bahwa setiap arsip harus dapat diidentifikasi secara unik disebut prinsip…

• A. Provenance
• B. Original order
• C. Identifikasi unik
• D. Akses terbuka

6. Dalam pengelolaan arsip dinamis, tahap yang menunjukkan arsip masih aktif digunakan untuk keperluan sehari-hari disebut fase…

• A. Penyusutan
• B. Penyimpanan permanen
• C. Penciptaan
• D. Penggunaan aktif

7. Model pendekatan pengelolaan arsip yang memandang arsip sebagai aset strategis organisasi dikenal sebagai pendekatan…

• A. Tradisional
• B. Records continuum
• C. Life cycle
• D. Custodial

8. Program pengelolaan arsip terpadu mencakup komponen berikut, KECUALI…

• A. Jadwal retensi arsip
• B. Klasifikasi arsip
• C. Penjualan arsip kepada pihak ketiga
• D. Sistem penemuan kembali arsip

9. Dukungan manajemen puncak terhadap program pengelolaan arsip terpadu paling tampak dalam bentuk…

• A. Penambahan jumlah lemari arsip
• B. Penyediaan anggaran dan kebijakan kearsipan resmi
• C. Peningkatan kapasitas gudang
• D. Pembelian software antivirus

10. Keberlanjutan program pengelolaan arsip terpadu sangat bergantung pada…

• A. Rotasi staf secara berkala
• B. Jumlah arsip yang disimpan
• C. Komitmen organisasi dan ketersediaan sumber daya
• D. Luas ruangan penyimpanan

11. Instrumen pengelolaan arsip dinamis yang digunakan sebagai panduan klasifikasi arsip adalah…

• A. Daftar Pertelaan Arsip
• B. Jadwal Retensi Arsip
• C. Skema Klasifikasi
• D. Indeks Arsip

12. Infrastruktur sistem pengelolaan arsip dinamis mencakup aspek berikut, KECUALI…

• A. Sumber daya manusia
• B. Teknologi informasi
• C. Sistem promosi jabatan pegawai
• D. Fasilitas fisik penyimpanan

13. Pembangunan sistem pengelolaan arsip dinamis harus dimulai dari tahap…

• A. Penyusutan arsip
• B. Analisis kebutuhan organisasi
• C. Pelatihan pengguna akhir
• D. Pengadaan peralatan

14. Dalam penciptaan arsip, dokumen dinyatakan sah sebagai arsip resmi apabila…

• A. Sudah dicetak dengan kertas HVS
• B. Mendapat tanda tangan atau otorisasi pejabat berwenang
• C. Disimpan dalam lemari besi
• D. Diberi nomor halaman

15. Penanganan dokumen masuk yang pertama kali dilakukan oleh unit kearsipan adalah…

• A. Mendistribusikan langsung ke pimpinan
• B. Penerimaan, pencatatan, dan pengarahan
• C. Menyimpan dalam folder permanen
• D. Memindai seluruh dokumen

16. Surat keluar yang dibuat secara resmi oleh instansi pemerintah harus memenuhi ketentuan tata naskah dinas, salah satunya adalah…

• A. Menggunakan kertas berwarna
• B. Format dan struktur penulisan sesuai peraturan yang berlaku
• C. Dikirim hanya melalui pos
• D. Menggunakan bahasa asing

17. Tata naskah dinas bertujuan untuk…

• A. Memperindah tampilan dokumen
• B. Mempercepat pencetakan surat
• C. Menciptakan keseragaman, kerapian, dan efisiensi pengelolaan surat
• D. Mengurangi penggunaan kertas

18. Dokumen internal organisasi yang dibuat untuk keperluan koordinasi antar unit disebut…

• A. Surat edaran
• B. Nota dinas
• C. Surat keputusan
• D. Surat perintah

19. Kontrol arsip aktif dilakukan dengan tujuan utama…

• A. Menentukan nilai guna arsip untuk diserahkan ke ANRI
• B. Memastikan penggunaan arsip sesuai prosedur dan mudah ditemukan
• C. Mempercepat proses penyusutan
• D. Mengurangi volume arsip secara keseluruhan

20. Pemberkasan arsip aktif adalah proses…

• A. Menghancurkan arsip yang sudah tidak bernilai
• B. Mengelompokkan arsip ke dalam berkas berdasarkan hubungan fungsinya
• C. Memindai seluruh dokumen ke dalam sistem digital
• D. Menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan

21. Pembuatan berkas baru dalam sistem arsip aktif dilakukan apabila…

• A. Semua berkas lama sudah penuh
• B. Ada kegiatan atau transaksi baru yang belum memiliki berkas yang sesuai
• C. Terdapat permintaan dari pimpinan
• D. Jadwal retensi telah berakhir

22. Penetapan kontrol terhadap berkas baru bertujuan untuk…

• A. Membatasi akses seluruh pegawai
• B. Memastikan konsistensi penamaan dan penempatan berkas
• C. Mempercepat penyusutan berkas
• D. Memindahkan berkas ke gudang

23. Sarana temu balik arsip yang digunakan untuk menemukan lokasi fisik arsip disebut…

• A. Skema klasifikasi
• B. Jadwal retensi
• C. Indeks arsip
• D. Daftar isi berkas

24. Perangkat klasifikasi yang menjadi dasar penyusunan sarana temu balik arsip adalah…

• A. Bagan organisasi
• B. Skema klasifikasi bisnis
• C. Jadwal retensi arsip
• D. Prosedur operasional standar

25. Skema klasifikasi bisnis disusun berdasarkan…

• A. Abjad nama pegawai
• B. Urutan kronologis dokumen
• C. Fungsi dan kegiatan bisnis organisasi
• D. Ukuran dan warna dokumen

26. Skema klasifikasi arsip berbeda dengan skema klasifikasi bisnis karena…

• A. Skema klasifikasi arsip hanya digunakan untuk arsip elektronik
• B. Skema klasifikasi arsip berfokus pada jenis fisik dokumen
• C. Skema klasifikasi arsip mencerminkan kebutuhan pengelolaan rekod, bukan sekadar fungsi bisnis
• D. Skema klasifikasi bisnis lebih detail dibandingkan skema klasifikasi arsip

27. Daftar Arsip Aktif berfungsi sebagai…

• A. Panduan penyusutan arsip inaktif
• B. Alat kontrol dan inventarisasi arsip yang sedang aktif digunakan
• C. Dokumen serah terima arsip ke ANRI
• D. Panduan pembuatan surat resmi

28. Indeks dalam sistem kearsipan digunakan sebagai…

• A. Alat untuk menghancurkan arsip
• B. Daftar nama pejabat penandatangan
• C. Alat temu balik yang membantu pengguna menemukan arsip berdasarkan kata kunci
• D. Petunjuk penyusunan tata naskah dinas

29. Lembar Transit Berkas digunakan untuk…

• A. Merekam pergerakan atau peminjaman berkas dari tempat penyimpanannya
• B. Memberikan kode klasifikasi pada berkas baru
• C. Menentukan nilai guna arsip
• D. Mencatat tanggal penciptaan berkas

30. Perencanaan emergensi dalam konteks kearsipan bertujuan untuk…

• A. Mengurangi jumlah staf kearsipan
• B. Melindungi arsip vital dari ancaman bencana dan gangguan operasional
• C. Mempercepat proses digitalisasi
• D. Meningkatkan kapasitas penyimpanan

31. Identifikasi risiko organisasi dalam perencanaan emergensi dilakukan dengan cara…

• A. Menghitung jumlah arsip yang tersimpan
• B. Menganalisis ancaman internal dan eksternal yang dapat mengganggu keberlangsungan organisasi
• C. Membuat backup seluruh dokumen
• D. Melatih pegawai baru

32. Penentuan potensi dampak risiko terhadap arsip organisasi dilakukan melalui proses…

• A. Inventarisasi peralatan kantor
• B. Analisis bisnis dan pemetaan arsip vital
• C. Pembuatan surat keterangan arsip
• D. Pengadaan lemari tahan api

33. Reviu penilaian risiko dalam program emergensi perlu dilakukan secara berkala karena…

• A. Risiko bersifat statis dan tidak berubah
• B. Peraturan kearsipan selalu berubah setiap tahun
• C. Ancaman dan kondisi organisasi dapat berubah sewaktu-waktu
• D. Staf kearsipan sering berganti

34. Pemeliharaan arsip aktif mencakup kegiatan berikut, KECUALI…

• A. Perawatan fisik dokumen
• B. Pengendalian kondisi lingkungan penyimpanan
• C. Penghapusan metadata arsip elektronik
• D. Perlindungan dari hama dan kelembaban

35. Penyimpanan arsip yang baik harus mempertimbangkan faktor lingkungan, yaitu…

• A. Warna cat dinding ruang arsip
• B. Suhu, kelembaban, cahaya, dan kebersihan ruangan
• C. Jumlah pegawai yang mengakses ruangan
• D. Jenis perabot ruangan

36. Tujuan utama pengamanan arsip adalah…

• A. Membatasi akses semua pihak tanpa terkecuali
• B. Mencegah kerusakan, kehilangan, dan akses tidak sah terhadap arsip
• C. Mempercepat proses penyusutan arsip
• D. Mempermudah peminjaman arsip

37. Temu balik arsip yang efektif dan efisien sangat dipengaruhi oleh…

• A. Jumlah staf yang bertugas
• B. Kualitas sistem klasifikasi dan indeks yang digunakan
• C. Luas ruangan penyimpanan
• D. Warna folder yang digunakan

38. Pembuatan salinan arsip bertujuan untuk…

• A. Menggantikan arsip asli yang sudah usang
• B. Memudahkan distribusi surat
• C. Menyediakan cadangan sebagai perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan arsip asli
• D. Memenuhi kuota penyimpanan digital

39. Penilaian arsip dalam konteks manajemen rekod aktif bertujuan untuk…

• A. Menentukan harga jual arsip kepada pihak luar
• B. Menentukan nilai guna arsip sebagai dasar pengambilan keputusan retensi dan penyusutan
• C. Menilai kinerja staf kearsipan
• D. Menetapkan tarif peminjaman arsip

40. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah instrumen yang digunakan untuk…

• A. Mengklasifikasikan arsip berdasarkan fungsinya
• B. Menentukan jangka simpan dan nasib akhir arsip
• C. Membuat indeks penemuan kembali
• D. Menyusun daftar arsip aktif

41. Arsip yang dinilai memiliki nilai guna permanen akan…

• A. Dimusnahkan setelah masa retensi habis
• B. Disimpan di unit pengolah selamanya
• C. Diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk disimpan sebagai arsip statis
• D. Dikembalikan kepada pencipta arsip

42. Proses penilaian arsip yang berlanjut manfaatnya mencakup pertimbangan terhadap…

• A. Nilai guna arsip bagi kepentingan pertanggungjawaban dan penelitian di masa depan
• B. Kondisi fisik dokumen saja
• C. Biaya penyimpanan yang tersedia
• D. Lama waktu arsip diciptakan

43. Pemilihan tindakan penyusutan yang tepat didasarkan pada…

• A. Ukuran fisik dokumen
• B. Kebijakan pimpinan tertinggi
• C. Hasil penilaian arsip dan ketentuan Jadwal Retensi Arsip
• D. Anggaran yang tersedia

44. Berikut ini yang BUKAN merupakan tindakan penyusutan arsip adalah…

• A. Pemusnahan
• B. Pemindahan ke penyimpanan inaktif
• C. Penyerahan ke lembaga kearsipan
• D. Penggandaan untuk distribusi

45. Konsep “life cycle of records” menggambarkan bahwa arsip mengalami tahapan dari…

• A. Penggunaan hingga pemusnahan saja
• B. Penciptaan, penggunaan aktif, inaktif, hingga penyusutan atau penyimpanan permanen
• C. Penerimaan hingga distribusi
• D. Klasifikasi hingga indeksasi

46. Arsip yang bernilai guna permanen dan memiliki makna historis nasional disebut…

• A. Arsip dinamis
• B. Arsip aktif
• C. Arsip vital
• D. Arsip statis

47. Manfaat utama penerapan sistem klasifikasi arsip yang konsisten di seluruh unit organisasi adalah…

• A. Memudahkan rotasi pegawai ke unit lain tanpa pelatihan tambahan
• B. Memperlancar temu balik dan pengelolaan arsip secara terintegrasi
• C. Mengurangi jumlah lemari arsip yang dibutuhkan
• D. Mempercepat proses pencetakan dokumen

48. Analisis fungsi dan kegiatan bisnis sebagai dasar penyusunan skema klasifikasi paling tepat dilakukan dengan cara…

• A. Mengamati perilaku pegawai dalam mengarsip
• B. Mempelajari struktur organisasi dan dokumentasi proses bisnis
• C. Menghitung jumlah surat masuk per bulan
• D. Mewawancarai seluruh klien organisasi

49. Seorang arsiparis menemukan bahwa berkas suatu proyek telah melewati masa retensi aktifnya. Langkah yang paling tepat dilakukan adalah…

• A. Langsung memusnahkan berkas tersebut
• B. Melakukan penilaian ulang untuk menentukan nasib akhir berkas sesuai JRA
• C. Menyimpan di tempat yang sama tanpa tindakan apapun
• D. Memberikan berkas kepada pimpinan untuk diputuskan

50. Dalam manajemen rekod aktif, peran teknologi informasi paling signifikan dalam…

• A. Menggantikan sepenuhnya peran arsiparis
• B. Memperlancar penciptaan, penyimpanan, temu balik, dan pengendalian arsip secara elektronik
• C. Mengurangi kebutuhan akan kebijakan kearsipan
• D. Menghilangkan kebutuhan akan jadwal retensi arsip