ASIP4304 — Deskripsi Dan Penataan Arsip Statis

1. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari, tetapi masih disimpan karena memiliki nilai tertentu. Lembaga yang secara resmi bertanggung jawab mengelola arsip statis di tingkat nasional adalah…

A. Kementerian Dalam Negeri
B. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
C. Badan Kepegawaian Negara
D. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Jawaban: B. ANRI merupakan lembaga pemerintah yang secara khusus bertugas mengelola dan menyimpan arsip statis di tingkat nasional sesuai dengan ketentuan perundang-undangan kearsipan Indonesia.

2. Dalam konsep pengelolaan arsip statis, yang dimaksud dengan nilai guna sekunder arsip adalah…

A. Nilai yang dimiliki arsip bagi kepentingan instansi lain dan masyarakat umum di luar pencipta arsip
B. Nilai arsip yang hanya berlaku selama kegiatan administrasi berlangsung
C. Nilai arsip yang ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaannya dalam instansi
D. Nilai arsip yang berhubungan dengan kegiatan operasional pencipta arsip sehari-hari

Jawaban: A. Nilai guna sekunder merujuk pada manfaat arsip bagi pihak di luar pencipta arsip, termasuk nilai informasional, evidensial, dan nilai penelitian bagi masyarakat luas.

3. Ruang lingkup pengelolaan arsip statis mencakup serangkaian kegiatan dari akuisisi hingga pelayanan. Kegiatan yang dilakukan pertama kali dalam siklus pengelolaan arsip statis adalah…

A. Deskripsi arsip
B. Preservasi arsip
C. Akuisisi arsip
D. Layanan arsip

Jawaban: C. Akuisisi merupakan tahap awal dalam pengelolaan arsip statis, yaitu proses pengambilalihan arsip dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan sebelum kegiatan lain dilaksanakan.

4. Pengelolaan arsip statis memerlukan prinsip asal-usul (principle of provenance) sebagai landasan. Prinsip ini mengharuskan arsip…

A. Disusun berdasarkan urutan alfabet nama pencipta arsip
B. Disatukan dengan arsip dari instansi lain yang memiliki topik serupa
C. Dikelompokkan berdasarkan jenis media penyimpanan yang digunakan
D. Disimpan berdasarkan sumber asalnya tanpa dicampur dengan arsip instansi lain

Jawaban: D. Prinsip asal-usul (provenance) mewajibkan arsip tetap dikelompokkan sesuai asal instansi penciptanya sehingga konteks dan integritas arsip terjaga.

5. Prinsip aturan asli (original order) dalam pengelolaan arsip statis berarti bahwa…

A. Arsip harus diurutkan ulang berdasarkan urutan kronologis yang baru
B. Tatanan arsip sebagaimana yang ditetapkan oleh pencipta aslinya harus dipertahankan
C. Arsip harus diberi nomor urut baru sesuai standar lembaga kearsipan penerima
D. Arsip diatur sesuai dengan kebutuhan pengguna yang paling sering mengaksesnya

Jawaban: B. Prinsip original order menghendaki tatanan arsip yang dibuat pencipta arsip tidak diubah agar konteks hubungan antararsip tetap terjaga.

6. Sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids) berfungsi untuk…

A. Menentukan jadwal retensi arsip yang akan dimusnahkan
B. Mencatat jumlah pengguna yang mengakses layanan arsip setiap hari
C. Membantu pengguna menemukan dan mengidentifikasi arsip yang dibutuhkan
D. Mengatur jadwal pemeliharaan fisik arsip agar tetap terjaga kondisinya

Jawaban: C. Finding aids adalah sarana yang disusun untuk memudahkan pengguna dalam menelusuri, menemukan, dan mengidentifikasi arsip yang relevan dengan kebutuhannya.

7. Di antara jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis berikut ini, yang memiliki tingkat uraian paling umum dan hanya menyebutkan informasi ringkas tentang satu fonds adalah…

A. Guide arsip
B. Inventaris arsip
C. Daftar arsip
D. Katalog arsip

Jawaban: A. Guide arsip merupakan sarana bantu penemuan kembali yang memberikan gambaran umum dan ringkas mengenai khasanah arsip dalam suatu lembaga, dengan tingkat uraian yang paling umum dibandingkan jenis finding aids lainnya.

8. Inventaris arsip sebagai sarana bantu penemuan kembali disusun pada tingkatan…

A. Tingkat butir (item level)
B. Tingkat lembaga (repository level)
C. Tingkat butir kelompok (sub-series level)
D. Tingkat seri (series level)

Jawaban: D. Inventaris arsip umumnya disusun pada tingkat seri, memberikan uraian yang lebih rinci dibandingkan guide namun tidak sampai pada tingkat butir (item) secara individual.

9. Format pengetikan sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang mencantumkan unsur-unsur deskripsi dalam lajur-lajur kolom secara horizontal disebut format…

A. Format naratif
B. Format tabel
C. Format kartu
D. Format indeks

Jawaban: B. Format tabel menyajikan unsur-unsur deskripsi arsip dalam susunan kolom-kolom horizontal sehingga informasi dapat dibaca secara sejajar dan terstruktur.

10. Teknik pengetikan yang menggunakan pola lekukan (indentation) untuk menunjukkan hierarki tingkat uraian dalam sarana bantu penemuan kembali arsip statis disebut teknik…

A. Teknik blok penuh
B. Teknik setengah blok
C. Teknik inden
D. Teknik narasi bebas

Jawaban: C. Teknik inden menggunakan lekukan (indentasi) yang berbeda-beda untuk merepresentasikan tingkatan hierarki dalam uraian arsip pada sarana bantu penemuan kembali.

11. Deskripsi arsip didefinisikan sebagai proses penciptaan representasi yang akurat dari suatu unit deskripsi. Tujuan utama deskripsi arsip adalah…

A. Membuat konteks dan isi arsip mudah diidentifikasi, dipahami, dan ditemukan oleh pengguna
B. Menentukan nilai retensi arsip agar dapat segera dimusnahkan setelah melewati masa simpan
C. Menetapkan kondisi fisik arsip sehingga dapat diprioritaskan untuk restorasi
D. Membatasi akses arsip hanya kepada pengguna yang memiliki kepentingan khusus

Jawaban: A. Deskripsi arsip bertujuan menciptakan representasi yang memungkinkan pengguna mengidentifikasi dan memahami konteks serta isi arsip sehingga dapat ditemukan dengan mudah.

12. Standar deskripsi arsip internasional yang diterbitkan oleh International Council on Archives (ICA) dan menjadi acuan utama dalam penyusunan deskripsi arsip statis adalah…

A. MARC 21
B. Dublin Core
C. EAD (Encoded Archival Description)
D. ISAD(G)

Jawaban: D. ISAD(G) atau General International Standard Archival Description adalah standar deskripsi arsip yang diterbitkan ICA dan menjadi rujukan utama lembaga kearsipan di seluruh dunia dalam menyusun deskripsi arsip statis.

13. Dalam ISAD(G), terdapat tujuh area unsur deskripsi. Area yang memuat informasi mengenai judul, tanggal, dan tingkat deskripsi adalah area…

A. Area kondisi akses dan penggunaan
B. Area identitas
C. Area konteks
D. Area isi dan struktur

Jawaban: B. Area identitas dalam ISAD(G) memuat informasi esensial yang mengidentifikasi unit deskripsi, termasuk kode referensi, judul, tanggal, tingkat deskripsi, dan volume.

14. Deskripsi arsip statis bentuk khusus (special format) memerlukan unsur-unsur deskripsi tambahan di luar deskripsi arsip tekstual. Salah satu unsur yang khas dalam deskripsi arsip foto adalah…

A. Jangkauan waktu pemerintahan pencipta arsip
B. Nomor registrasi akuisisi dari pencipta arsip
C. Teknik dan proses fotografi yang digunakan
D. Jadwal retensi yang ditetapkan pencipta arsip

Jawaban: C. Deskripsi arsip foto memerlukan informasi spesifik mengenai teknik dan proses fotografi karena hal ini memengaruhi karakteristik fisik, kondisi, dan cara penanganan arsip foto tersebut.

15. Konsep pengolahan arsip statis konvensional mengacu pada arsip yang berbentuk…

A. Kertas atau tekstual, baik berupa naskah dinas maupun dokumen tertulis lainnya
B. Media rekam magnetik seperti kaset, disket, dan pita video
C. Citra digital yang tersimpan dalam basis data elektronik
D. Gambar teknis seperti peta, denah, dan cetak biru bangunan

Jawaban: A. Arsip statis konvensional merujuk pada arsip berbentuk kertas atau tekstual yang merupakan jenis arsip paling umum dan mendasar dalam pengelolaan kearsipan.

16. Dalam pengolahan arsip statis konvensional, tahap yang dilakukan setelah akuisisi dan sebelum deskripsi adalah…

A. Publikasi finding aids
B. Layanan referensi kepada pengguna
C. Konservasi dan restorasi fisik arsip
D. Survei dan penilaian kondisi arsip

Jawaban: D. Setelah akuisisi, arsiparis perlu melakukan survei dan penilaian terhadap kondisi fisik serta isi arsip sebelum melanjutkan ke tahap deskripsi dan penyimpanan.

17. Penataan arsip statis konvensional dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip asal-usul dan aturan asli. Apabila tatanan asli arsip sudah tidak dapat direkonstruksi, maka arsiparis dapat menata ulang arsip berdasarkan…

A. Urutan nomor inventaris yang diberikan saat akuisisi
B. Fungsi, kegiatan, atau subjek yang terkait dengan isi arsip
C. Urutan alfabetis nama pejabat yang menandatangani arsip
D. Ukuran fisik dan kondisi kerapuhan arsip yang diterima

Jawaban: B. Jika tatanan asli tidak dapat dipulihkan, penataan ulang dapat dilakukan berdasarkan fungsi, kegiatan, atau subjek sebagai alternatif yang paling mencerminkan konteks penciptaan arsip.

18. Penyimpanan arsip statis konvensional yang baik mensyaratkan kondisi lingkungan tertentu. Suhu ideal yang direkomendasikan untuk penyimpanan arsip kertas adalah…

A. 10 sampai 15 derajat Celsius dengan kelembaban 80 persen
B. 25 sampai 30 derajat Celsius dengan kelembaban 70 persen
C. 18 sampai 22 derajat Celsius dengan kelembaban 45 sampai 55 persen
D. 30 sampai 35 derajat Celsius dengan kelembaban 30 persen

Jawaban: C. Kondisi lingkungan ideal untuk arsip kertas adalah suhu 18 hingga 22 derajat Celsius dan kelembaban relatif 45 hingga 55 persen untuk mencegah kerusakan akibat panas dan kelembaban berlebih.

19. Arsip statis citra bergerak mencakup arsip film dan video. Yang dimaksud dengan arsip film dalam konteks pengolahan arsip statis adalah…

A. Rekaman gambar bergerak yang terekam pada pita seluloid atau bahan plastik transparan
B. Kumpulan foto diam yang disusun secara berurutan membentuk cerita visual
C. Rekaman suara yang disertai teks tertulis sebagai keterangan narasi
D. Data digital berformat MP4 atau AVI yang disimpan dalam server komputer

Jawaban: A. Arsip film adalah rekaman gambar bergerak pada media seluloid atau plastik transparan yang diputar dengan proyektor, berbeda dengan video yang menggunakan media magnetik atau digital.

20. Pengolahan arsip film memerlukan penanganan khusus karena bahan dasarnya mudah rusak. Bahaya utama yang dapat merusak arsip film berbahan nitrat adalah…

A. Paparan sinar matahari langsung yang menyebabkan warna memudar
B. Kelembaban tinggi yang menyebabkan lapisan emulsi terkelupas
C. Getaran mekanis yang merusak perforasi pada tepi film
D. Risiko kebakaran karena film nitrat bersifat sangat mudah terbakar

Jawaban: D. Film nitrat merupakan bahan yang sangat mudah terbakar bahkan pada suhu rendah sehingga menjadi bahaya utama dan memerlukan penyimpanan serta penanganan khusus yang ketat.

21. Dalam pengolahan arsip video statis, informasi teknis yang wajib dicantumkan dalam deskripsi arsip video mencakup…

A. Nama sutradara dan distributor komersial rekaman video
B. Format rekaman, durasi, dan sistem warna yang digunakan
C. Harga produksi dan anggaran yang dikeluarkan untuk pembuatan video
D. Jumlah penonton atau peserta yang hadir dalam peristiwa yang direkam

Jawaban: B. Informasi teknis dalam deskripsi arsip video meliputi format rekaman (VHS, Betamax, dll.), durasi, serta sistem warna (PAL, NTSC, SECAM) yang diperlukan untuk pemutaran dan preservasi.

22. Arsip citra statis dalam konteks kearsipan merujuk pada rekaman gambar yang tidak bergerak. Contoh arsip citra statis adalah…

A. Rekaman sidang parlemen dalam format video digital
B. Rekaman wawancara tokoh dalam kaset audio analog
C. Foto, slide, dan gambar diam yang merekam peristiwa atau objek tertentu
D. Animasi komputer yang menampilkan simulasi proses sejarah

Jawaban: C. Arsip citra statis adalah rekaman gambar yang tidak bergerak seperti foto, slide, dan gambar diam lainnya yang dihasilkan melalui proses fotografi atau ilustrasi grafis.

23. Dalam pengolahan arsip citra statis berupa foto, identifikasi subjek (subject identification) bertujuan untuk…

A. Menentukan orang, tempat, peristiwa, dan objek yang terdapat dalam foto
B. Menilai kualitas teknis pencahayaan dan komposisi foto
C. Mengukur dimensi fisik foto untuk keperluan penyimpanan
D. Memperkirakan nilai jual foto di pasar koleksi sejarah

Jawaban: A. Identifikasi subjek foto diperlukan untuk memberikan informasi deskriptif yang akurat mengenai siapa, apa, di mana, dan kapan foto tersebut dibuat agar mudah ditemukan kembali.

24. Arsip rekaman suara merupakan kategori arsip statis dengan karakteristik khusus. Media yang digunakan untuk merekam arsip suara generasi awal adalah…

A. Compact disc (CD) audio digital
B. Kaset magnetik format DAT
C. Piringan keras berformat MP3
D. Silinder fonograf dan piringan hitam (gramofon)

Jawaban: D. Teknologi perekaman suara generasi awal menggunakan silinder fonograf yang ditemukan Thomas Edison dan kemudian piringan hitam (gramofon), jauh sebelum media magnetik dan digital berkembang.

25. Dalam pengolahan arsip rekaman suara, proses yang dilakukan untuk memindahkan isi rekaman dari media lama ke media baru tanpa mengubah isi kontennya disebut…

A. Restorasi audio
B. Alih media (transfer)
C. Digitalisasi penuh
D. Enkripsi suara

Jawaban: B. Alih media adalah proses pemindahan konten rekaman dari media asli ke media baru untuk tujuan preservasi tanpa mengubah isi informasi yang terkandung dalam rekaman tersebut.

26. Arsip kartografi adalah arsip yang merepresentasikan informasi geografis dan spasial. Jenis arsip yang termasuk dalam kategori arsip kartografi adalah…

A. Foto udara, buku laporan geografi, dan peta pikiran
B. Daftar nama wilayah, sensus penduduk, dan statistik geografi
C. Peta, atlas, globe, dan penampang irisan (cross section)
D. Laporan survei tertulis, buku panduan perjalanan, dan jadwal penerbangan

Jawaban: C. Arsip kartografi mencakup berbagai bentuk representasi grafis informasi geografis dan spasial, termasuk peta, atlas, globe, dan gambar penampang wilayah.

27. Unsur deskripsi yang khas dan penting dalam pengolahan arsip kartografi adalah skala peta. Fungsi skala peta dalam konteks deskripsi arsip adalah…

A. Menunjukkan perbandingan antara jarak di peta dengan jarak sesungguhnya di lapangan
B. Menentukan periode waktu pembuatan dan kadaluwarsa peta
C. Mengidentifikasi lembaga dan pejabat yang berwenang mengesahkan peta
D. Menyatakan sistem proyeksi kartografi yang digunakan dalam pembuatan peta

Jawaban: A. Skala peta menyatakan rasio atau perbandingan antara ukuran pada peta dengan ukuran sebenarnya di lapangan, dan merupakan unsur deskripsi penting dalam arsip kartografi.

28. Arsip kearsitekturan adalah arsip yang berkaitan dengan rancangan dan konstruksi bangunan. Jenis dokumen yang termasuk dalam arsip kearsitekturan adalah…

A. Laporan keuangan proyek pembangunan dan kontrak kerja
B. Foto bangunan yang diambil setelah proyek selesai
C. Buku panduan teknis konstruksi yang diterbitkan secara komersial
D. Gambar rencana, denah, potongan, tampak, dan detail konstruksi bangunan

Jawaban: D. Arsip kearsitekturan mencakup berbagai gambar teknis bangunan seperti denah, tampak, potongan, dan detail konstruksi yang merupakan dokumen inti dalam perencanaan dan pembangunan.

29. Penyimpanan arsip kearsitekturan memerlukan perlakuan khusus karena ukuran fisiknya yang besar. Metode penyimpanan yang paling direkomendasikan untuk gambar arsitektur berukuran besar adalah…

A. Dilipat dan disimpan dalam boks arsip standar ukuran folio
B. Disimpan dalam kondisi datar atau digulung dalam tabung penyimpanan khusus
C. Dipotong menjadi beberapa bagian agar sesuai dengan lemari arsip standar
D. Disimpan dalam amplop plastik tertutup rapat untuk mencegah kelembaban

Jawaban: B. Arsip gambar teknis berukuran besar sebaiknya disimpan dalam posisi datar menggunakan laci gambar atau digulung dalam tabung untuk menghindari kerusakan akibat pelipatan yang berulang.

30. Akses terhadap arsip statis diatur berdasarkan prinsip bahwa arsip yang telah melampaui masa simpan tertentu dapat terbuka untuk umum. Pembatasan akses arsip statis terutama berkaitan dengan…

A. Kondisi fisik arsip yang terlalu rapuh untuk disentuh langsung oleh pengguna
B. Keterbatasan ruang baca yang tersedia di lembaga kearsipan
C. Kandungan informasi rahasia negara, privasi, atau kepentingan keamanan nasional
D. Kebijakan anggaran lembaga kearsipan yang membatasi jumlah pengguna

Jawaban: C. Pembatasan akses arsip statis terutama didasarkan pada kandungan informasi yang menyangkut rahasia negara, privasi individu, atau kepentingan keamanan nasional yang masih perlu dilindungi.

31. Dalam konteks akses arsip statis, yang dimaksud dengan arsip yang terbuka (open access) adalah…

A. Arsip yang dapat diakses oleh masyarakat umum tanpa memerlukan izin khusus
B. Arsip yang disimpan di rak terbuka tanpa pengamanan fisik apapun
C. Arsip yang telah dialihkan ke media digital dan dapat diunduh secara daring
D. Arsip yang belum diklasifikasikan dan masih dalam proses akuisisi

Jawaban: A. Arsip terbuka (open access) adalah arsip yang tidak memiliki pembatasan akses sehingga dapat digunakan oleh siapa pun yang membutuhkannya tanpa prosedur izin khusus.

32. Layanan arsip statis yang memberikan salinan dokumen arsip kepada pengguna sebagai bukti hukum atau administratif disebut layanan…

A. Layanan pameran arsip
B. Layanan konsultasi kearsipan
C. Layanan penelitian dan referensi
D. Layanan penerbitan salinan (reproduksi) arsip

Jawaban: D. Layanan reproduksi arsip menyediakan salinan dokumen asli yang dapat digunakan sebagai alat bukti hukum, dokumen administratif, atau keperluan penelitian oleh pengguna.

33. Ruang baca (reading room) merupakan fasilitas utama dalam layanan arsip statis. Persyaratan utama yang harus dipenuhi ruang baca lembaga kearsipan adalah…

A. Terletak di lantai paling atas gedung untuk memudahkan pencahayaan alami
B. Terpisah dari ruang simpan arsip dan memiliki pengawasan terhadap pengguna
C. Dilengkapi peralatan komputer untuk semua pengguna yang datang
D. Bersebelahan langsung dengan ruang pimpinan lembaga kearsipan

Jawaban: B. Ruang baca harus terpisah dari ruang simpan untuk keamanan arsip, dan perlu adanya pengawasan terhadap pengguna untuk mencegah kerusakan, pencurian, atau pemalsuan arsip.

34. Seorang peneliti ingin menggunakan arsip yang mengandung informasi pribadi seseorang yang masih hidup. Tindakan yang tepat dilakukan lembaga kearsipan dalam hal ini adalah…

A. Memberikan akses penuh tanpa syarat karena arsip sudah berstatus arsip statis
B. Menolak semua permintaan akses karena informasi pribadi tidak boleh dibuka
C. Memberikan akses dengan syarat persetujuan dari subjek yang bersangkutan atau sesuai ketentuan perundangan
D. Memusnahkan arsip tersebut untuk melindungi privasi orang yang bersangkutan

Jawaban: C. Arsip yang memuat informasi pribadi diatur aksesnya melalui ketentuan perlindungan privasi, dan pemberian akses harus mempertimbangkan persetujuan subjek atau mengacu pada regulasi yang berlaku.

35. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) adalah sistem yang menghubungkan lembaga-lembaga kearsipan di Indonesia. Tujuan utama pembentukan JIKN adalah…

A. Mewujudkan keterpaduan pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara nasional melalui jaringan informasi terintegrasi
B. Memindahkan semua arsip daerah ke ANRI agar tersimpan dalam satu lokasi terpusat
C. Menggantikan sistem kearsipan manual dengan sistem digital secara serentak di seluruh Indonesia
D. Membentuk database kepegawaian arsiparis di seluruh lembaga kearsipan Indonesia

Jawaban: A. JIKN bertujuan membangun sistem informasi kearsipan nasional yang terpadu sehingga pengelolaan dan akses arsip dapat dilakukan secara terintegrasi di seluruh lembaga kearsipan Indonesia.

36. Dalam rangka JIKN, standar deskripsi yang digunakan harus memenuhi persyaratan tertentu agar dapat dipertukarkan antarinstansi. Standar pertukaran data metadata kearsipan yang digunakan dalam JIKN mengacu pada…

A. Standar ISO 9001 tentang manajemen mutu layanan publik
B. Standar IEEE untuk interoperabilitas sistem informasi
C. Standar MARC 21 yang digunakan perpustakaan internasional
D. Standar ISAD(G) dan ketentuan teknis yang ditetapkan ANRI

Jawaban: D. JIKN menggunakan standar deskripsi internasional ISAD(G) yang disesuaikan dengan ketentuan teknis ANRI agar metadata arsip dapat dipertukarkan secara konsisten antarinstansi dalam jaringan.

37. Pemanfaatan arsip statis melalui JIKN memberikan keuntungan bagi pengguna karena…

A. Pengguna dapat mengubah dan mengedit informasi arsip sesuai kebutuhan pribadi
B. Pengguna dapat menelusuri arsip dari berbagai lembaga kearsipan dalam satu portal terintegrasi
C. Pengguna mendapatkan dokumen fisik asli tanpa harus datang ke lembaga kearsipan
D. Pengguna dapat mengakses seluruh arsip rahasia negara tanpa prosedur khusus

Jawaban: B. JIKN menyediakan satu titik akses (single access point) yang memungkinkan pengguna menelusuri informasi arsip dari berbagai lembaga kearsipan tanpa harus mengunjungi setiap lembaga secara fisik.

38. Konsep pengolahan arsip statis dalam rangka JIKN mensyaratkan setiap lembaga kearsipan untuk menyediakan metadata arsip yang terstandar. Yang dimaksud dengan metadata dalam konteks kearsipan adalah…

A. Isi konten arsip yang telah dialihmediakan ke format digital
B. Perangkat lunak komputer yang digunakan untuk mengelola basis data arsip
C. Data tentang arsip yang memberikan informasi konteks, isi, dan struktur suatu arsip
D. Dokumen kebijakan pengelolaan arsip yang diterbitkan oleh pimpinan lembaga

Jawaban: C. Metadata adalah data yang mendeskripsikan arsip lainnya, mencakup informasi konteks penciptaan, isi, struktur, dan pengelolaan arsip yang memudahkan penelusuran dan pertukaran informasi.

39. Seorang arsiparis menerima arsip foto dari suatu instansi pemerintah. Langkah pertama yang harus dilakukan arsiparis dalam mengolah arsip foto tersebut adalah…

A. Melakukan survei dan inventarisasi awal terhadap kondisi serta volume arsip yang diterima
B. Langsung membuat deskripsi rinci untuk setiap lembar foto yang diterima
C. Memindai seluruh foto ke format digital sebelum melakukan identifikasi
D. Membuat finding aids dan mempublikasikannya untuk pengguna umum

Jawaban: A. Survei dan inventarisasi awal merupakan langkah pertama yang harus dilakukan untuk memahami volume, kondisi fisik, dan gambaran umum arsip sebelum pengolahan lebih lanjut dilaksanakan.

40. Lembaga kearsipan menerima arsip dari dua instansi yang berbeda namun memiliki topik dan periode waktu yang sama. Berdasarkan prinsip kearsipan yang berlaku, arsip dari kedua instansi tersebut seharusnya…

A. Digabungkan menjadi satu kelompok karena topiknya sama untuk memudahkan penelusuran
B. Disusun ulang secara kronologis tanpa mempertimbangkan asal instansinya
C. Diseleksi untuk menghindari duplikasi informasi yang sama persis
D. Tetap dipisahkan sesuai instansi asal masing-masing berdasarkan prinsip provenance

Jawaban: D. Prinsip asal-usul (provenance) mengharuskan arsip dari setiap pencipta tetap dikelompokkan secara terpisah meskipun topik dan periodenya sama, untuk menjaga konteks dan integritas arsip.

41. Katalog arsip sebagai salah satu jenis finding aids memiliki karakteristik khusus dibandingkan jenis finding aids lainnya, yaitu…

A. Memberikan gambaran menyeluruh tentang semua fonds dalam satu lembaga kearsipan
B. Mendeskripsikan arsip pada tingkat butir (item level) dengan detail yang sangat rinci
C. Hanya digunakan untuk arsip yang berbentuk buku atau tercetak
D. Menggantikan inventaris arsip sebagai satu-satunya alat bantu penelusuran

Jawaban: B. Katalog arsip merupakan finding aids yang paling rinci karena mendeskripsikan setiap butir (item) arsip secara individual dengan informasi yang lengkap dan mendalam.

42. Seorang pengguna arsip mengajukan permohonan untuk mengakses arsip yang masih berstatus tertutup karena mengandung informasi rahasia. Berdasarkan ketentuan kearsipan, lembaga kearsipan dapat memberikan akses terbatas apabila…

A. Pengguna bersedia membayar biaya akses yang lebih tinggi dari tarif standar
B. Pengguna memiliki koneksi atau relasi dengan pimpinan lembaga kearsipan
C. Pengguna memiliki kebutuhan yang sah dan mendapat izin dari pejabat berwenang sesuai ketentuan
D. Pengguna adalah warga negara asing yang memiliki perjanjian bilateral dengan Indonesia

Jawaban: C. Akses terhadap arsip tertutup dapat diberikan secara terbatas kepada pengguna yang memiliki kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan dan telah mendapatkan izin dari pejabat yang berwenang.

43. Dalam pengolahan arsip statis, yang dimaksud dengan fonds arsip adalah…

A. Keseluruhan arsip yang diciptakan oleh satu badan atau individu dalam menjalankan kegiatannya
B. Satu bundel arsip yang disimpan dalam satu boks penyimpanan
C. Kelompok arsip yang memiliki topik atau subjek yang sama meskipun berbeda penciptanya
D. Kumpulan arsip yang telah melampaui masa retensi dan siap dimusnahkan

Jawaban: A. Fonds adalah unit tertinggi dalam hierarki pengaturan arsip yang mencakup seluruh arsip yang diciptakan oleh satu entitas (instansi atau individu) dalam pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.

44. Format naratif dalam penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis ditandai dengan ciri…

A. Unsur-unsur deskripsi disajikan dalam kolom-kolom horizontal yang terpisah
B. Setiap unsur deskripsi dicantumkan dalam baris terpisah dengan label kolom
C. Informasi disajikan dalam kartu-kartu individual untuk setiap berkas arsip
D. Unsur-unsur deskripsi disusun dalam bentuk paragraf prosa yang mengalir

Jawaban: D. Format naratif menyajikan semua unsur deskripsi arsip dalam bentuk paragraf yang ditulis secara mengalir layaknya teks narasi, berbeda dengan format tabel atau kartu yang lebih terstruktur.

45. Dalam deskripsi arsip statis bentuk khusus, arsip peta memerlukan unsur deskripsi tambahan dibandingkan arsip tekstual. Unsur yang paling membedakan deskripsi arsip peta dari arsip tekstual adalah…

A. Nama pencipta arsip dan tanggal pembuatan peta
B. Skala, proyeksi, dan cakupan geografis wilayah yang dipetakan
C. Kondisi fisik dan bahan yang digunakan untuk mencetak peta
D. Nomor referensi dan kode klasifikasi yang diberikan lembaga kearsipan

Jawaban: B. Skala, proyeksi kartografi, dan cakupan geografis merupakan unsur deskripsi yang khas dan khusus pada arsip peta, yang tidak dijumpai dalam deskripsi arsip tekstual biasa.

46. Konsep prinsip pengolahan arsip statis dalam rangka JIKN menekankan pentingnya interoperabilitas. Yang dimaksud interoperabilitas dalam konteks JIKN adalah…

A. Kemampuan arsiparis untuk bekerja di berbagai lembaga kearsipan secara bergantian
B. Kemampuan pengguna mengakses arsip fisik dari berbagai daerah dalam satu kunjungan
C. Kemampuan sistem informasi kearsipan untuk saling bertukar dan menggunakan data secara bersama
D. Kemampuan lembaga kearsipan menyimpan berbagai jenis arsip dalam satu gedung

Jawaban: C. Interoperabilitas dalam JIKN berarti sistem informasi kearsipan dari berbagai lembaga dapat saling berkomunikasi, bertukar data, dan memanfaatkan informasi secara bersama dalam jaringan terintegrasi.

47. Perbedaan mendasar antara layanan referensi arsip statis dengan layanan sirkulasi perpustakaan terletak pada…

A. Arsip statis tidak dapat dipinjam keluar dari lembaga, sedangkan bahan perpustakaan umumnya dapat dipinjam
B. Layanan arsip tidak memerlukan identitas pengguna, sedangkan perpustakaan selalu meminta kartu anggota
C. Arsip statis dapat diperbanyak secara bebas, sedangkan buku perpustakaan tidak boleh digandakan
D. Layanan arsip tidak memerlukan ruang baca khusus, sedangkan perpustakaan selalu memilikinya

Jawaban: A. Arsip statis bersifat unik dan tidak dapat digantikan sehingga tidak boleh dipinjamkan keluar dari lembaga kearsipan, berbeda dengan bahan perpustakaan yang umumnya dapat dipinjam oleh anggota.

48. Pameran arsip merupakan salah satu bentuk layanan arsip statis yang bersifat publik. Tujuan utama penyelenggaraan pameran arsip adalah…

A. Mengumpulkan dana untuk membiayai pengadaan peralatan penyimpanan arsip
B. Memperlihatkan kapasitas gedung dan fasilitas penyimpanan arsip kepada publik
C. Melakukan seleksi arsip yang bernilai tinggi untuk dipindahtangankan ke museum
D. Meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya arsip dan memperkenalkan khasanah arsip kepada publik

Jawaban: D. Pameran arsip merupakan upaya sosialisasi dan promosi lembaga kearsipan untuk meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap arsip sebagai memori kolektif bangsa.

49. Dalam pengolahan arsip statis melalui JIKN, node pusat yang berperan sebagai koordinator seluruh jaringan informasi kearsipan nasional adalah…

A. Kementerian Komunikasi dan Informatika
B. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
C. Badan Siber dan Sandi Negara
D. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Jawaban: B. ANRI bertindak sebagai node pusat atau simpul utama dalam JIKN yang bertugas mengkoordinasikan, membina, dan mengintegrasikan seluruh simpul jaringan kearsipan di tingkat nasional.

50. Seorang arsiparis hendak menyusun guide arsip untuk fonds yang baru diperoleh dari suatu kementerian. Informasi yang harus dimuat dalam guide arsip tersebut adalah…

A. Deskripsi rinci setiap berkas beserta nomor referensi dan kondisi fisiknya
B. Daftar nama lengkap pegawai yang pernah menangani arsip tersebut selama aktif
C. Gambaran umum sejarah administratif pencipta, ruang lingkup, cakupan, dan isi fonds secara keseluruhan
D. Transkrip lengkap isi setiap dokumen yang terdapat dalam fonds tersebut

Jawaban: C. Guide arsip memuat informasi tingkat tinggi yang mencakup sejarah administratif pencipta arsip, ruang lingkup fonds, cakupan waktu, dan gambaran umum isi arsip tanpa uraian rinci per berkas.

ASIP4304 — Deskripsi Dan Penataan Arsip Statis

Latihan Tambahan dengan AI