ASIP4209 — Organisasi Tata Laksana Dan Lembaga Kearsipan

1. Organisasi pada dasarnya merupakan suatu sistem sosial yang terdiri atas orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Konsep ini menegaskan bahwa unsur terpenting dalam sebuah organisasi adalah…

A. Struktur hierarki yang jelas dan kaku
B. Kerja sama antarmanusia untuk mencapai tujuan bersama
C. Ketersediaan sumber daya keuangan yang memadai
D. Peraturan tertulis yang mengikat seluruh anggota

Jawaban: B. Konsep dasar organisasi menekankan adanya kerja sama di antara anggota sebagai syarat utama terbentuknya organisasi, karena tanpa kerja sama tujuan bersama tidak dapat diwujudkan.

2. Salah satu prinsip organisasi yang menyatakan bahwa setiap anggota organisasi hanya boleh menerima perintah dari satu atasan disebut prinsip…

A. Kesatuan komando
B. Pembagian kerja
C. Rentang kendali
D. Koordinasi

Jawaban: A. Prinsip kesatuan komando (unity of command) menegaskan bahwa setiap bawahan hanya bertanggung jawab kepada satu atasan langsung untuk menghindari kebingungan dan konflik perintah.

3. Unsur organisasi yang merujuk pada pembagian tugas dan tanggung jawab secara formal kepada setiap anggota organisasi disebut…

A. Koordinasi
B. Komunikasi
C. Diferensiasi tugas
D. Otoritas

Jawaban: C. Diferensiasi tugas merupakan unsur organisasi yang mencerminkan pembagian pekerjaan secara formal sehingga setiap anggota memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda dan jelas.

4. Teori organisasi klasik yang dikembangkan oleh Frederick W. Taylor berfokus pada peningkatan efisiensi kerja melalui pendekatan ilmiah. Pendekatan ini dikenal dengan nama…

A. Teori hubungan manusiawi
B. Teori sistem
C. Teori birokrasi
D. Manajemen ilmiah

Jawaban: D. Frederick W. Taylor dikenal sebagai pencetus manajemen ilmiah (scientific management) yang menekankan penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

5. Struktur organisasi yang menggambarkan hubungan wewenang berjenjang dari pucuk pimpinan hingga tingkat pelaksana paling bawah disebut struktur…

A. Matriks
B. Lini
C. Fungsional
D. Komite

Jawaban: B. Struktur lini (line structure) adalah bentuk organisasi paling sederhana yang menunjukkan rantai komando langsung dari pimpinan tertinggi ke bawahan secara hierarkis.

6. Perubahan struktur organisasi yang terjadi akibat perubahan lingkungan eksternal, seperti perkembangan teknologi dan peraturan perundangan baru, termasuk dalam kategori perkembangan teori organisasi dari perspektif…

A. Teori klasik
B. Teori hubungan manusiawi
C. Teori kontingensi
D. Teori birokrasi Weber

Jawaban: C. Teori kontingensi berpandangan bahwa tidak ada struktur organisasi yang terbaik secara universal; desain organisasi yang tepat bergantung pada faktor-faktor situasional seperti lingkungan, teknologi, dan ukuran organisasi.

7. Konsep lembaga dalam arti luas mencakup aturan, norma, dan prosedur yang mengatur perilaku anggota masyarakat. Dalam ilmu sosial, konsep ini dikenal dengan istilah…

A. Institusi
B. Birokrasi
C. Asosiasi
D. Organisasi formal

Jawaban: A. Institusi (institution) dalam ilmu sosial merujuk pada seperangkat aturan, norma, dan prosedur yang mengatur pola perilaku anggota masyarakat secara berulang dan terstruktur.

8. Perbedaan mendasar antara lembaga dan organisasi terletak pada…

A. Lembaga selalu bersifat formal, sedangkan organisasi bersifat informal
B. Organisasi tidak memiliki tujuan, sedangkan lembaga memiliki tujuan jelas
C. Lembaga hanya ada di sektor pemerintahan, sedangkan organisasi ada di semua sektor
D. Lembaga lebih merujuk pada aturan dan norma, sedangkan organisasi merujuk pada kelompok manusia yang terstruktur

Jawaban: D. Dalam perspektif kelembagaan, lembaga (institution) menekankan aspek normatif dan aturan, sementara organisasi menekankan aspek struktural dan keanggotaan manusia yang bekerja sama.

9. Teori kelembagaan yang menekankan bahwa organisasi cenderung mengadopsi struktur dan praktik yang dianggap sah oleh lingkungan sosialnya disebut teori…

A. Teori pertukaran sosial
B. Teori institusional
C. Teori ekologi populasi
D. Teori ketergantungan sumber daya

Jawaban: B. Teori institusional (institutional theory) menjelaskan bahwa organisasi cenderung menyesuaikan struktur dan perilakunya dengan norma dan harapan yang berlaku di lingkungannya demi memperoleh legitimasi sosial.

10. Sebuah instansi pemerintah daerah memiliki unit yang bertugas mengelola arsip inaktif milik berbagai satuan kerja di lingkungannya. Unit ini berfungsi sebagai…

A. Pusat arsip dinamis aktif
B. Lembaga kearsipan nasional
C. Records center
D. Arsip statis permanen

Jawaban: C. Records center adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang belum memiliki nilai permanen namun masih diperlukan sewaktu-waktu, dikelola oleh suatu organisasi atau instansi tertentu.

11. Tujuan utama pendirian lembaga kearsipan adalah untuk…

A. Menjamin keselamatan, kelestarian, dan pemanfaatan arsip yang bernilai guna tinggi
B. Menghasilkan pendapatan dari pengelolaan arsip komersial
C. Menyimpan seluruh dokumen yang dihasilkan oleh pemerintah tanpa seleksi
D. Mengendalikan sirkulasi surat masuk dan surat keluar di instansi

Jawaban: A. Lembaga kearsipan didirikan dengan tujuan pokok untuk melindungi, melestarikan, dan memastikan arsip yang bernilai guna dapat dimanfaatkan oleh generasi sekarang maupun mendatang.

12. Konsep life cycle of records menggambarkan perjalanan rekod dari penciptaan hingga pemusnahan atau penyimpanan permanen. Fase terakhir dari konsep ini adalah…

A. Penciptaan rekod
B. Penggunaan aktif
C. Penyimpanan inaktif
D. Disposisi akhir

Jawaban: D. Dalam konsep life cycle of records, disposisi akhir merupakan fase terakhir yang menentukan nasib rekod, yaitu dimusnahkan atau dipindahkan ke lembaga kearsipan sebagai arsip statis permanen.

13. Berbeda dengan konsep life cycle, pendekatan records continuum memandang pengelolaan arsip sebagai…

A. Proses linier yang memiliki titik awal dan titik akhir yang jelas
B. Proses yang berlanjut dan tidak terputus sejak penciptaan hingga pelestarian
C. Proses yang hanya berlaku untuk arsip elektronik
D. Proses yang dimulai dari tahap penilaian arsip saja

Jawaban: B. Records continuum model memandang pengelolaan arsip sebagai proses yang berkesinambungan dan tidak terputus, di mana aspek penciptaan, pengelolaan, dan preservasi berlangsung secara simultan dan terintegrasi.

14. Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari, tetapi memiliki nilai guna tertentu. Nilai guna yang dimaksud meliputi nilai…

A. Operasional, finansial, dan administrasi
B. Fiskal, administrasi, dan komersial
C. Sejarah, ilmu pengetahuan, dan budaya
D. Hukum, administrasi, dan operasional

Jawaban: C. Arsip statis yang disimpan secara permanen di lembaga kearsipan memiliki nilai guna sekunder yang meliputi nilai sejarah, ilmu pengetahuan, dan budaya yang bermanfaat bagi generasi mendatang.

15. Lembaga kearsipan nasional di negara Australia dikenal dengan nama…

A. National Archives of Australia
B. Australian Records Centre
C. Public Record Office Australia
D. Commonwealth Archives of Australia

Jawaban: A. National Archives of Australia adalah lembaga kearsipan resmi pemerintah Australia yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelestarian arsip pemerintah persemakmuran Australia.

16. Lembaga kearsipan nasional Amerika Serikat yang menyimpan arsip-arsip penting pemerintah federal, termasuk Deklarasi Kemerdekaan dan Konstitusi, adalah…

A. Library of Congress
B. Smithsonian Institution
C. Federal Records Center
D. National Archives and Records Administration (NARA)

Jawaban: D. NARA adalah lembaga kearsipan nasional Amerika Serikat yang bertugas mengelola, melestarikan, dan menyediakan akses terhadap arsip-arsip penting pemerintah federal, termasuk dokumen-dokumen fundamental negara.

17. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan lembaga pemerintah nonkementerian yang bertanggung jawab langsung kepada…

A. Menteri Dalam Negeri
B. Presiden Republik Indonesia
C. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
D. Menteri Sekretaris Negara

Jawaban: B. ANRI berstatus sebagai lembaga pemerintah nonkementerian (LPNK) yang secara langsung bertanggung jawab kepada Presiden Republik Indonesia dalam melaksanakan tugas kearsipan nasional.

18. Salah satu tugas pokok ANRI sebagaimana diatur dalam peraturan perundangan yang berlaku adalah…

A. Menyusun anggaran belanja negara di bidang kearsipan
B. Mengelola perpustakaan nasional dan deposit buku
C. Melaksanakan pembinaan kearsipan di tingkat nasional
D. Mengawasi pengelolaan kearsipan di sektor swasta

Jawaban: C. Salah satu tugas pokok ANRI adalah menyelenggarakan pembinaan kearsipan secara nasional, termasuk pembinaan terhadap lembaga-lembaga kearsipan di tingkat kementerian, daerah, dan satuan kerja lainnya.

19. Dalam konteks sejarah kearsipan Indonesia, lembaga yang menjadi cikal bakal ANRI dan didirikan pada masa pemerintahan kolonial Belanda adalah…

A. Landsarchief
B. Rijksarchief
C. Gemeente Archief
D. Algemeen Rijksarchief

Jawaban: A. Landsarchief yang didirikan pada masa pemerintahan kolonial Hindia Belanda merupakan cikal bakal ANRI; setelah kemerdekaan Indonesia, lembaga ini mengalami beberapa kali perubahan nama hingga menjadi ANRI.

20. Lembaga kearsipan provinsi di Indonesia dibentuk berdasarkan peraturan perundangan dan bertanggung jawab mengelola arsip statis yang diterima dari…

A. Seluruh instansi swasta di wilayah provinsi
B. ANRI dan kementerian pusat
C. Lembaga pendidikan tinggi negeri di provinsi
D. Satuan kerja perangkat daerah provinsi dan lembaga lainnya di lingkup provinsi

Jawaban: D. Lembaga kearsipan provinsi menerima dan mengelola arsip statis yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah (SKPD) provinsi serta lembaga lain yang berkedudukan di wilayah provinsi.

21. Di Inggris, lembaga kearsipan nasional yang menyimpan arsip-arsip pemerintah kerajaan dan merupakan salah satu yang tertua di dunia dikenal dengan nama…

A. British Museum Archives
B. The National Archives (TNA)
C. Public Records Office of the United Kingdom
D. Royal Archives of Great Britain

Jawaban: B. The National Archives (TNA) adalah lembaga kearsipan nasional Inggris yang merupakan hasil penggabungan Public Record Office dan Historical Manuscripts Commission, bertugas melestarikan arsip pemerintah kerajaan.

22. Arsip Daerah Provinsi di Indonesia secara struktural berada di bawah pemerintah provinsi dan memiliki fungsi utama sebagai…

A. Unit kerja yang mengelola arsip aktif kepala daerah
B. Pusat data dan informasi statistik daerah
C. Penyelenggara kearsipan daerah dan pengelola arsip statis di tingkat provinsi
D. Pelaksana program dokumentasi pembangunan daerah

Jawaban: C. Arsip Daerah Provinsi berfungsi sebagai penyelenggara kearsipan daerah yang melaksanakan pembinaan kearsipan serta mengelola arsip statis yang memiliki nilai guna di tingkat provinsi.

23. Lembaga kearsipan provinsi di negara-negara yang menganut sistem federal, seperti Amerika Serikat, umumnya disebut…

A. State Archives
B. Federal Records Center
C. Regional Archives
D. County Records Office

Jawaban: A. Dalam sistem pemerintahan federal Amerika Serikat, setiap negara bagian (state) memiliki lembaga kearsipannya sendiri yang dikenal sebagai State Archives untuk mengelola arsip pemerintah negara bagian.

24. Pemerintah Kabupaten X berencana membentuk lembaga kearsipan yang akan menangani arsip statis dari seluruh satuan kerja di wilayahnya. Berdasarkan ketentuan kearsipan nasional, lembaga yang paling tepat dibentuk adalah…

A. Unit kearsipan eselon II di bawah sekretariat daerah
B. Kantor pusat arsip yang berada di bawah ANRI
C. Perpustakaan daerah yang diperluas fungsinya
D. Lembaga kearsipan daerah kabupaten sebagai perangkat daerah

Jawaban: D. Sesuai dengan peraturan kearsipan nasional, pemerintah kabupaten/kota membentuk lembaga kearsipan daerah sebagai perangkat daerah yang berwenang mengelola arsip statis di lingkup wilayah kabupaten.

25. Lembaga kearsipan kabupaten/kota di Belanda yang mengelola arsip pemerintah daerah setingkat kotamadya dikenal dengan istilah…

A. Nationaal Archief
B. Gemeentearchief
C. Provinciale Archief
D. Rijksarchief

Jawaban: B. Gemeentearchief adalah arsip kota (kotamadya) di Belanda yang berfungsi menyimpan dan mengelola arsip pemerintah daerah setingkat gemeente (kotamadya), setara dengan lembaga kearsipan kabupaten/kota di Indonesia.

26. Sebuah pemerintah kota sedang mengevaluasi efektivitas lembaga kearsipannya. Jika arsip statis hasil penilaian belum dipindahkan ke lembaga kearsipan daerah dan masih tersimpan di masing-masing SKPD, maka kondisi ini mencerminkan…

A. Penerapan records continuum yang sudah optimal
B. Efisiensi pengelolaan arsip berbasis SKPD
C. Lemahnya pelaksanaan fungsi akuisisi arsip oleh lembaga kearsipan daerah
D. Praktik desentralisasi kearsipan yang berhasil

Jawaban: C. Fungsi akuisisi merupakan salah satu fungsi pokok lembaga kearsipan, yaitu mengambil alih arsip statis dari pencipta arsip. Jika arsip statis masih tersimpan di SKPD, berarti fungsi akuisisi belum berjalan dengan baik.

27. International Council on Archives (ICA) merupakan organisasi internasional di bidang kearsipan. Organisasi ini didirikan pada tahun…

A. 1948
B. 1955
C. 1960
D. 1972

Jawaban: A. ICA didirikan pada tahun 1948 di Paris, Prancis, di bawah naungan UNESCO, sebagai organisasi internasional yang mewadahi para profesional dan lembaga kearsipan dari seluruh dunia.

28. American Records Management Association (ARMA) International adalah organisasi profesi yang berfokus pada…

A. Pelestarian arsip sejarah Amerika Serikat
B. Pengembangan standar kearsipan di negara berkembang
C. Pengelolaan arsip pemerintah federal Amerika Serikat
D. Manajemen rekod dan informasi di berbagai jenis organisasi

Jawaban: D. ARMA International adalah asosiasi profesi internasional yang bergerak di bidang manajemen rekod dan informasi, menyediakan standar, pendidikan, dan jaringan profesional bagi pengelola rekod di berbagai sektor.

29. International Records Management Trust (IRMT) didirikan dengan tujuan utama untuk…

A. Mempromosikan digitalisasi arsip bersejarah di negara maju
B. Membantu negara-negara berkembang meningkatkan kapasitas manajemen rekod
C. Menetapkan standar kearsipan bagi anggota Perserikatan Bangsa-Bangsa
D. Mengkoordinasikan pertukaran arsip antarnegara anggota NATO

Jawaban: B. IRMT adalah lembaga nirlaba internasional yang secara khusus berfokus pada peningkatan kapasitas manajemen rekod dan kearsipan di negara-negara berkembang sebagai bagian dari penguatan tata pemerintahan yang baik.

30. International Association of Sound and Audiovisual Archives (IASA) adalah organisasi internasional yang secara khusus menangani pengelolaan dan pelestarian…

A. Arsip tekstual bernilai sejarah tinggi
B. Arsip pemerintah di negara-negara berkembang
C. Rekaman suara dan arsip audiovisual
D. Arsip digital dan basis data elektronik

Jawaban: C. IASA didirikan untuk menangani isu khusus pelestarian dan akses terhadap rekaman suara, film, video, dan berbagai bentuk arsip audiovisual lainnya yang memerlukan penanganan teknis khusus.

31. Ketika membandingkan peran ICA dengan ARMA International, perbedaan utama keduanya terletak pada…

A. ICA lebih berorientasi pada lembaga kearsipan dan arsip statis, sedangkan ARMA berfokus pada manajemen rekod aktif di organisasi
B. ICA hanya beranggotakan negara-negara Eropa, sedangkan ARMA bersifat global
C. ARMA lebih tua dari ICA dalam sejarah perkembangannya
D. ICA merupakan badan pemerintah, sedangkan ARMA merupakan organisasi nirlaba

Jawaban: A. ICA mewakili kepentingan lembaga kearsipan dan para profesional arsip statis, sementara ARMA International lebih menekankan pada praktik manajemen rekod dan informasi yang berlaku di berbagai jenis organisasi secara aktif.

32. Arsip perguruan tinggi pertama yang berdiri di dunia umumnya dikaitkan dengan universitas-universitas tertua di Eropa. Konsep college and university archives mulai berkembang secara formal pada abad…

A. Ke-12
B. Ke-15
C. Ke-17
D. Ke-19 dan ke-20

Jawaban: D. Meskipun universitas telah lama menyimpan dokumen penting, konsep college and university archives sebagai unit khusus yang dikelola secara profesional berkembang secara formal pada abad ke-19 dan mencapai perkembangan pesat pada abad ke-20.

33. Arsip perguruan tinggi memiliki fungsi utama yang membedakannya dari perpustakaan perguruan tinggi. Fungsi utama yang dimaksud adalah…

A. Menyediakan koleksi buku teks dan jurnal ilmiah
B. Menyimpan rekod dan arsip yang dihasilkan oleh perguruan tinggi itu sendiri
C. Mengumpulkan naskah dan manuskrip kuno dari seluruh dunia
D. Mendokumentasikan perkembangan ilmu pengetahuan secara global

Jawaban: B. Arsip perguruan tinggi bertugas mengelola dan melestarikan rekod serta arsip yang diciptakan oleh institusi perguruan tinggi itu sendiri, termasuk dokumen akademik, administratif, dan kegiatan institusional lainnya.

34. Perkembangan arsip perguruan tinggi di Indonesia ditandai dengan pembentukan unit kearsipan di berbagai universitas negeri. Secara hierarki kelembagaan, unit kearsipan perguruan tinggi negeri bertanggung jawab kepada…

A. ANRI secara langsung
B. Kementerian Komunikasi dan Informasi
C. Pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan
D. Lembaga kearsipan provinsi setempat

Jawaban: C. Unit kearsipan di perguruan tinggi berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan perguruan tinggi, meskipun secara teknis mendapat pembinaan dari ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional.

35. Seorang arsiparis perguruan tinggi menemukan bahwa ijazah dan transkrip nilai mahasiswa yang telah wisuda selama 25 tahun lalu masih tersimpan di bagian akademik tanpa pernah dilakukan penilaian ulang. Tindakan yang paling tepat dilakukan adalah…

A. Melakukan penilaian arsip untuk menentukan apakah dokumen tersebut perlu dipindahkan ke unit kearsipan sebagai arsip statis permanen
B. Memusnahkan seluruh dokumen karena sudah melewati masa retensi aktif
C. Menyerahkan seluruh dokumen kepada ANRI tanpa melakukan seleksi terlebih dahulu
D. Membiarkan dokumen tetap di bagian akademik karena merupakan arsip aktif mereka

Jawaban: A. Ijazah dan transkrip nilai memiliki nilai guna bukti dan informasi jangka panjang; penilaian (appraisal) harus dilakukan sebelum keputusan disposisi untuk memastikan arsip bernilai permanen dilestarikan dengan tepat.

36. Konsep dasar arsip perusahaan (corporate archives) mencakup seluruh rekod yang diciptakan dan diterima oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Jenis rekod yang TIDAK termasuk dalam lingkup arsip perusahaan adalah…

A. Akta pendirian perusahaan
B. Laporan keuangan tahunan
C. Kontrak kerja sama dengan mitra bisnis
D. Koleksi buku manajemen yang dibeli dari toko buku

Jawaban: D. Arsip perusahaan adalah rekod yang diciptakan atau diterima oleh perusahaan dalam pelaksanaan fungsi dan kegiatannya, sedangkan buku yang dibeli merupakan koleksi perpustakaan, bukan rekod organik perusahaan.

37. Manfaat arsip bagi perusahaan yang berkaitan dengan pembuktian hak dan kewajiban hukum perusahaan disebut manfaat…

A. Nilai guna fiskal
B. Nilai guna hukum (legal)
C. Nilai guna administratif
D. Nilai guna informasional

Jawaban: B. Nilai guna hukum (legal value) arsip merujuk pada kemampuan arsip sebagai bukti sah atas hak, kewajiban, dan transaksi hukum yang dilakukan oleh perusahaan dalam aktivitas bisnisnya.

38. Model pengelolaan arsip perusahaan yang menempatkan seluruh fungsi kearsipan di bawah satu unit terpusat disebut model…

A. Desentralisasi penuh
B. Koordinasi lintas divisi
C. Sentralisasi
D. Federasi arsip

Jawaban: C. Model sentralisasi dalam pengelolaan arsip perusahaan menempatkan seluruh pengelolaan arsip di bawah satu unit pusat, sehingga memudahkan kontrol, keseragaman prosedur, dan efisiensi pengelolaan.

39. Arsip perusahaan yang berisi catatan sejarah perkembangan organisasi, prestasi, dan identitas perusahaan memiliki nilai guna yang disebut nilai guna…

A. Evidensial
B. Fiskal
C. Operasional
D. Transaksional

Jawaban: A. Nilai guna evidensial (evidential value) berkaitan dengan kemampuan arsip memberikan bukti tentang organisasi perusahaan, fungsi, kebijakan, keputusan, dan riwayat kegiatan serta pencapaian perusahaan.

40. Tujuan kelembagaan arsip perusahaan yang berkaitan dengan pemenuhan kewajiban pelaporan kepada regulator dan otoritas yang berwenang disebut tujuan…

A. Tujuan historis
B. Tujuan pemasaran
C. Tujuan manajerial
D. Tujuan kepatuhan (compliance)

Jawaban: D. Tujuan kepatuhan (compliance) dalam kelembagaan arsip perusahaan berkaitan dengan pemenuhan kewajiban hukum dan regulasi, termasuk pelaporan kepada otoritas pengawas seperti regulator industri dan instansi perpajakan.

41. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan yang bertugas mengelola arsip statis yang berskala nasional dan bersumber dari lembaga tinggi negara adalah…

A. Lembaga kearsipan kementerian terkait
B. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
C. Lembaga kearsipan daerah provinsi yang bersangkutan
D. Unit kearsipan lembaga tinggi negara itu sendiri

Jawaban: B. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, ANRI adalah lembaga kearsipan yang berwenang dan bertanggung jawab mengelola arsip statis yang berasal dari lembaga-lembaga tinggi negara dan lembaga negara lainnya di tingkat pusat.

42. Prinsip provenance dalam pengelolaan arsip menyatakan bahwa arsip dari suatu pencipta tidak boleh dicampur dengan arsip dari pencipta lain. Penerapan prinsip ini dalam lembaga kearsipan bertujuan untuk…

A. Mempercepat proses pencarian arsip secara fisik
B. Mengurangi biaya penyimpanan arsip
C. Menjaga keutuhan konteks dan hubungan antara arsip dengan pencipta asalnya
D. Memudahkan proses digitalisasi arsip secara massal

Jawaban: C. Prinsip provenance diterapkan untuk mempertahankan konteks organik arsip, yaitu hubungan antara arsip dengan pencipta dan konteks penciptaannya, yang sangat penting bagi keaslian dan nilai bukti arsip.

43. Jika sebuah kabupaten yang baru dimekarkan belum memiliki lembaga kearsipan daerah, maka arsip statis dari satuan kerja di kabupaten tersebut untuk sementara dikelola oleh…

A. Lembaga kearsipan daerah provinsi induknya
B. ANRI sebagai lembaga tertinggi
C. Sekretariat Daerah kabupaten yang baru
D. Pemerintah kabupaten tetangga yang sudah memiliki lembaga kearsipan

Jawaban: A. Sebelum kabupaten/kota pemekaran memiliki lembaga kearsipan sendiri, arsip statis dari wilayah tersebut menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan provinsi yang membawahi kabupaten/kota tersebut.

44. Organisasi kearsipan internasional yang memberikan sertifikasi profesional bagi pengelola rekod dan arsip di tingkat internasional adalah…

A. ICA
B. IASA
C. IRMT
D. ARMA International

Jawaban: D. ARMA International dikenal sebagai lembaga yang menyediakan program sertifikasi profesional di bidang manajemen rekod dan informasi, salah satunya Certified Records Manager (CRM) yang diakui secara internasional.

45. Fungsi penilaian (appraisal) dalam lembaga kearsipan bertujuan untuk…

A. Menentukan anggaran yang dibutuhkan untuk pengelolaan arsip
B. Menentukan nilai guna arsip sebagai dasar keputusan disposisi
C. Mengevaluasi kinerja pegawai arsip
D. Mengukur tingkat kepuasan pengguna layanan arsip

Jawaban: B. Fungsi penilaian (appraisal) adalah proses menentukan nilai guna arsip, baik nilai guna primer maupun sekunder, yang hasilnya digunakan sebagai dasar untuk memutuskan apakah arsip dimusnahkan atau dilestarikan secara permanen.

46. Dalam pengelolaan lembaga arsip perusahaan yang menggunakan model desentralisasi, setiap divisi atau cabang mengelola arsipnya secara mandiri. Kelemahan utama model ini dibandingkan dengan model sentralisasi adalah…

A. Membutuhkan biaya pelatihan arsiparis yang lebih tinggi
B. Membuat arsip sulit diakses oleh unit yang membutuhkan
C. Sulit menjaga keseragaman standar dan prosedur pengelolaan arsip
D. Memperlambat proses pengambilan keputusan di tingkat pimpinan

Jawaban: C. Kelemahan utama desentralisasi dalam pengelolaan arsip perusahaan adalah sulitnya pengendalian standar dan prosedur karena setiap unit mengembangkan cara pengelolaan sendiri yang dapat menimbulkan ketidakseragaman.

47. Perkembangan arsip perguruan tinggi di Indonesia ditandai oleh terbitnya peraturan pemerintah yang mewajibkan perguruan tinggi memiliki unit kearsipan. Kewajiban ini bertujuan untuk…

A. Menjamin pengelolaan arsip perguruan tinggi secara tertib dan terintegrasi dengan sistem kearsipan nasional
B. Meningkatkan jumlah pegawai teknis di lingkungan perguruan tinggi
C. Memindahkan seluruh koleksi perpustakaan ke unit kearsipan
D. Memisahkan pengelolaan arsip dari kegiatan akademik perguruan tinggi

Jawaban: A. Kewajiban pembentukan unit kearsipan di perguruan tinggi dimaksudkan agar pengelolaan arsip di lingkungan akademik berlangsung secara tertib, terstandar, dan terhubung dengan sistem kearsipan nasional yang dikoordinasikan oleh ANRI.

48. Sebuah perusahaan multinasional mendirikan unit khusus yang bertugas mengumpulkan, mengelola, dan menyebarluaskan informasi tentang sejarah dan identitas perusahaan kepada publik. Unit ini paling tepat disebut…

A. Divisi hubungan masyarakat
B. Unit manajemen pengetahuan
C. Pusat dokumentasi perusahaan
D. Corporate archives

Jawaban: D. Corporate archives adalah unit dalam perusahaan yang bertanggung jawab mengelola rekod dan arsip perusahaan termasuk dokumentasi sejarah institusional, yang berfungsi sebagai memori kolektif dan identitas perusahaan.

49. Jika dibandingkan antara lembaga kearsipan nasional di negara-negara berbeda, kesamaan utama yang dimiliki oleh semua lembaga tersebut adalah…

A. Semuanya memiliki nama yang mengandung kata “national archives”
B. Semua bertugas melestarikan arsip statis yang bernilai guna permanen bagi negaranya
C. Semua berada di bawah kementerian yang sama di setiap negara
D. Semua memiliki standar pengelolaan arsip yang identik satu sama lain

Jawaban: B. Terlepas dari perbedaan nama, struktur, dan yurisdiksi, semua lembaga kearsipan nasional memiliki misi inti yang sama yaitu melestarikan arsip statis yang bernilai guna permanen sebagai memori kolektif bangsa.

50. Seorang manajer arsip di perusahaan manufaktur besar sedang menyusun program kearsipan yang mencakup identifikasi rekod vital perusahaan. Rekod yang paling tepat dikategorikan sebagai rekod vital adalah…

A. Daftar absensi harian karyawan selama tiga tahun terakhir
B. Notulen rapat mingguan divisi pemasaran
C. Akta pendirian perusahaan, hak paten, dan kontrak utama dengan klien strategis
D. Katalog produk yang diterbitkan untuk keperluan promosi

Jawaban: C. Rekod vital adalah rekod yang sangat penting bagi kelangsungan operasional dan eksistensi hukum perusahaan; akta pendirian, paten, dan kontrak utama merupakan rekod yang tidak dapat tergantikan dan wajib mendapat perlindungan khusus.

ASIP4209 — Organisasi Tata Laksana Dan Lembaga Kearsipan

Latihan Tambahan dengan AI