ASIP4103 — Dasar Dasar Kesekretarisan

1. Sekretaris berasal dari kata Latin “secretum” yang berarti rahasia. Berdasarkan pengertian tersebut, fungsi utama seorang sekretaris dalam organisasi adalah…

A. Mengelola keuangan organisasi secara mandiri
B. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan informasi pimpinan
C. Memimpin rapat organisasi secara rutin
D. Mengambil keputusan strategis organisasi

Jawaban: B. Kata “sekretaris” berasal dari bahasa Latin “secretum” yang berarti rahasia, sehingga fungsi utama sekretaris adalah menyimpan dan menjaga kerahasiaan informasi yang berkaitan dengan pimpinan dan organisasi.

2. Sekretaris yang bertugas membantu satu orang pimpinan saja dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tersebut disebut sekretaris…

A. Pribadi
B. Eksekutif
C. Organisasi
D. Profesional

Jawaban: A. Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang bekerja untuk membantu satu orang pimpinan dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan yang bersangkutan, berbeda dengan sekretaris organisasi yang melayani seluruh organisasi.

3. Tugas sekretaris yang bersifat rutin, seperti menyiapkan agenda harian pimpinan dan mengelola surat masuk, termasuk ke dalam kategori tugas…

A. Kreatif
B. Khusus
C. Rutin
D. Koordinatif

Jawaban: C. Tugas rutin sekretaris adalah tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus dari pimpinan, seperti mengelola surat masuk dan keluar serta menyiapkan agenda pimpinan.

4. Seorang sekretaris yang mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi, bersikap proaktif, dan terus meningkatkan kompetensinya mencerminkan ciri sekretaris yang…

A. Tradisional
B. Administratif
C. Koordinatif
D. Profesional

Jawaban: D. Sekretaris profesional ditandai dengan kemampuan adaptasi terhadap perubahan, sikap proaktif, serta komitmen untuk terus mengembangkan kompetensi diri dalam mendukung tugas-tugas kesekretarisan.

5. Dalam konteks profesionalisme sekretaris, kemampuan menjaga sikap, penampilan, dan etika kerja yang baik termasuk dalam aspek…

A. Kompetensi teknis
B. Kepribadian profesional
C. Kemampuan manajerial
D. Keterampilan komunikasi verbal

Jawaban: B. Kepribadian profesional sekretaris mencakup sikap, penampilan, etika kerja, dan cara berinteraksi yang baik, yang merupakan cerminan profesionalisme dalam menjalankan tugas kesekretarisan.

6. Penataan ruang kantor yang menempatkan meja kerja berjejer menghadap ke satu arah tanpa sekat disebut tata ruang…

A. Terbuka
B. Tertutup
C. Campuran
D. Panorama

Jawaban: A. Tata ruang terbuka (open plan) menempatkan beberapa pegawai dalam satu ruangan besar tanpa sekat, sehingga pengawasan mudah dilakukan dan alur kerja lebih lancar.

7. Keuntungan utama dari tata ruang kantor tertutup dibandingkan tata ruang terbuka adalah…

A. Biaya pengadaan ruang lebih murah
B. Pengawasan pegawai lebih mudah dilakukan
C. Memberikan privasi dan konsentrasi kerja yang lebih baik
D. Alur komunikasi antarstaf lebih cepat

Jawaban: C. Tata ruang tertutup memisahkan ruang kerja dengan dinding atau sekat permanen sehingga pegawai memiliki privasi lebih tinggi dan dapat berkonsentrasi dalam menyelesaikan pekerjaan.

8. Faktor pencahayaan di lingkungan kantor sangat penting diperhatikan karena pencahayaan yang buruk dapat mengakibatkan…

A. Meningkatnya semangat kerja pegawai
B. Percepatan alur dokumen kantor
C. Penurunan biaya operasional kantor
D. Kelelahan mata dan penurunan produktivitas pegawai

Jawaban: D. Pencahayaan yang tidak memadai di ruang kantor dapat menyebabkan kelelahan mata, sakit kepala, dan gangguan konsentrasi yang pada akhirnya menurunkan produktivitas kerja pegawai.

9. Perabot kantor yang berfungsi sebagai tempat menyimpan dokumen, peralatan tulis, dan barang kebutuhan kerja sehari-hari pegawai adalah…

A. Meja kerja
B. Lemari arsip
C. Kursi ergonomis
D. Papan pengumuman

Jawaban: B. Lemari arsip merupakan perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan dokumen, berkas, dan peralatan kerja agar tersusun rapi dan mudah ditemukan saat diperlukan.

10. Mesin kantor yang digunakan untuk memperbanyak dokumen dalam jumlah banyak dengan cepat dan hasil yang seragam disebut…

A. Mesin fotokopi
B. Mesin faksimile
C. Mesin penghancur kertas
D. Mesin penjilid

Jawaban: A. Mesin fotokopi adalah mesin kantor yang berfungsi untuk menggandakan dokumen secara cepat dalam jumlah banyak dengan hasil reproduksi yang seragam dan berkualitas.

11. Proses komunikasi dimulai dari sumber pesan yang disebut…

A. Komunikan
B. Saluran
C. Komunikator
D. Umpan balik

Jawaban: C. Komunikator adalah pihak pengirim atau sumber pesan yang memulai proses komunikasi, sedangkan komunikan adalah penerima pesan yang menjadi sasaran komunikasi.

12. Hambatan komunikasi yang terjadi akibat perbedaan latar belakang budaya, kebiasaan, atau nilai antara komunikator dan komunikan disebut hambatan…

A. Fisik
B. Teknis
C. Psikologis
D. Semantik

Jawaban: D. Hambatan semantik terjadi karena perbedaan dalam pemaknaan kata atau simbol yang dipengaruhi perbedaan budaya, latar belakang, dan kebiasaan antara pihak-pihak yang berkomunikasi.

13. Teknologi informasi dan komunikasi yang memungkinkan pengiriman pesan tertulis secara elektronik kepada satu atau banyak penerima sekaligus dalam waktu singkat adalah…

A. Telekonferensi
B. Surat elektronik (email)
C. Jaringan intranet
D. Sistem informasi manajemen

Jawaban: B. Surat elektronik atau email adalah fasilitas teknologi informasi yang memungkinkan pengiriman pesan tertulis secara cepat kepada satu atau banyak penerima sekaligus melalui jaringan internet.

14. Ketika menerima panggilan telepon masuk di kantor, tindakan pertama yang harus dilakukan sekretaris adalah…

A. Mengangkat telepon sebelum dering ketiga dan mengucapkan salam
B. Menunggu dering telepon berhenti kemudian menghubungi kembali
C. Langsung menanyakan identitas penelepon tanpa menyebut nama kantor
D. Meneruskan panggilan ke pimpinan tanpa menyaring terlebih dahulu

Jawaban: A. Etika penggunaan telepon kantor mengharuskan sekretaris mengangkat telepon sebelum dering ketiga dan langsung mengucapkan salam disertai penyebutan nama kantor atau unit kerja sebagai bentuk pelayanan profesional.

15. Seorang sekretaris menerima telepon dari tamu yang ingin bertemu pimpinan, namun pimpinan sedang tidak ada di tempat. Tindakan yang paling tepat adalah…

A. Menolak dan meminta penelepon menghubungi kembali esok hari
B. Memberikan nomor telepon pribadi pimpinan kepada penelepon
C. Mencatat pesan penelepon dan menyampaikannya kepada pimpinan
D. Membiarkan penelepon menunggu tanpa informasi apapun

Jawaban: C. Sekretaris yang profesional wajib mencatat pesan dari penelepon secara lengkap meliputi nama, keperluan, dan nomor telepon, kemudian menyampaikannya kepada pimpinan segera setelah pimpinan tersedia.

16. Penerimaan tamu kantor yang dilakukan tanpa perjanjian sebelumnya oleh tamu disebut kunjungan…

A. Resmi terjadwal
B. Formal terencana
C. Terjadwal mendadak
D. Tanpa janji (tanpa perjanjian)

Jawaban: D. Tamu yang datang tanpa membuat janji terlebih dahulu termasuk kategori tamu tanpa perjanjian, sehingga sekretaris perlu menangani situasi ini dengan tetap bersikap ramah dan profesional.

17. Langkah pertama yang harus dilakukan sekretaris saat tamu tiba di kantor adalah…

A. Langsung mempersilakan tamu masuk ke ruang pimpinan
B. Menyapa dengan ramah dan menanyakan identitas serta keperluan tamu
C. Meminta tamu untuk mengisi formulir panjang terlebih dahulu
D. Menghubungi security untuk memeriksa identitas tamu

Jawaban: B. Penerimaan tamu yang baik diawali dengan menyapa tamu dengan ramah, menanyakan identitas diri tamu, serta keperluan kedatangannya sebelum menentukan tindakan selanjutnya.

18. Ketika pimpinan tidak dapat menerima tamu yang telah membuat janji sebelumnya, sikap yang paling tepat dilakukan sekretaris adalah…

A. Menyampaikan permohonan maaf dan menawarkan jadwal pertemuan pengganti
B. Mempersilakan tamu menunggu tanpa batas waktu yang jelas
C. Menyarankan tamu untuk langsung menghubungi pimpinan secara pribadi
D. Membatalkan janji tanpa memberikan alasan kepada tamu

Jawaban: A. Sekretaris yang profesional wajib menyampaikan permintaan maaf atas ketidakhadiran pimpinan dan segera menawarkan jadwal pengganti agar tamu merasa dihargai dan hubungan baik tetap terjaga.

19. Rapat yang diadakan tanpa direncanakan sebelumnya karena ada masalah mendesak yang harus segera diselesaikan disebut rapat…

A. Formal
B. Terjadwal
C. Tidak terjadwal (insidental)
D. Rutin periodik

Jawaban: C. Rapat insidental atau tidak terjadwal diadakan secara mendadak karena ada kondisi atau masalah yang mendesak dan membutuhkan penanganan segera, sehingga tidak masuk dalam agenda rutin organisasi.

20. Dokumen yang berisi undangan rapat beserta agenda yang akan dibahas dan dikirimkan kepada peserta rapat sebelum rapat berlangsung disebut…

A. Notula rapat
B. Risalah rapat
C. Laporan rapat
D. Agenda rapat

Jawaban: D. Agenda rapat adalah daftar pokok-pokok pembahasan yang akan dibicarakan dalam rapat, yang dikirimkan kepada peserta sebelum rapat berlangsung agar peserta dapat mempersiapkan diri.

21. Catatan resmi yang memuat seluruh jalannya rapat, hasil keputusan, dan kesimpulan yang disepakati dalam suatu rapat disebut…

A. Agenda rapat
B. Notulen rapat
C. Memo rapat
D. Daftar hadir rapat

Jawaban: B. Notulen rapat adalah catatan resmi yang dibuat oleh notulis yang memuat jalannya rapat secara lengkap, termasuk peserta hadir, pembahasan, keputusan, dan kesimpulan rapat.

22. Laporan yang dibuat berdasarkan hasil pengamatan langsung di lapangan oleh sekretaris atau staf yang ditugaskan disebut laporan…

A. Observasi
B. Periodik
C. Insidental
D. Investigasi

Jawaban: A. Laporan observasi merupakan laporan yang disusun berdasarkan hasil pengamatan langsung di lapangan oleh petugas yang ditunjuk, dan memuat fakta-fakta yang ditemukan selama pengamatan.

23. Dalam sistematika laporan formal, bagian yang memuat uraian lengkap tentang temuan, analisis data, dan pembahasan masalah disebut bagian…

A. Pendahuluan
B. Abstrak
C. Isi atau pembahasan
D. Penutup atau simpulan

Jawaban: C. Bagian isi atau pembahasan dalam laporan formal memuat uraian lengkap tentang temuan di lapangan, analisis data yang diperoleh, serta pembahasan terhadap pokok permasalahan yang menjadi objek laporan.

24. Layanan perbankan yang memungkinkan pemindahan dana dari rekening pengirim ke rekening penerima di bank yang berbeda disebut…

A. Deposito
B. Tabungan berjangka
C. Giro on call
D. Transfer antar bank

Jawaban: D. Transfer antar bank adalah layanan perbankan yang memfasilitasi pemindahan sejumlah dana dari rekening nasabah di satu bank ke rekening penerima yang berada di bank berbeda.

25. Simpanan dana di bank yang penarikannya dapat dilakukan sewaktu-waktu menggunakan cek atau bilyet giro disebut rekening…

A. Deposito berjangka
B. Giro
C. Tabungan biasa
D. Sertifikat deposito

Jawaban: B. Rekening giro adalah simpanan pada bank yang penarikannya dapat dilakukan kapan saja menggunakan sarana penarikan seperti cek atau bilyet giro, dan biasanya digunakan untuk keperluan bisnis.

26. Surat berharga yang merupakan bukti kepemilikan seseorang atas sebagian modal dalam suatu perusahaan disebut…

A. Saham
B. Obligasi
C. Sukuk
D. Wesel

Jawaban: A. Saham adalah surat berharga yang menjadi bukti kepemilikan seseorang atas bagian modal dalam suatu perusahaan, sehingga pemegang saham berhak mendapat bagian keuntungan berupa dividen.

27. Perbedaan utama antara obligasi dan sukuk terletak pada…

A. Masa jatuh tempo pembayaran pokok pinjaman
B. Status kepemilikan saham dalam perusahaan
C. Prinsip syariah yang menggantikan bunga dengan bagi hasil
D. Lembaga penerbit surat berharga tersebut

Jawaban: C. Sukuk merupakan obligasi berbasis syariah yang menggunakan prinsip bagi hasil sebagai pengganti bunga (kupon), sedangkan obligasi konvensional memberikan imbalan berupa bunga tetap kepada pemegangnya.

28. Cek yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah dan pembayarannya dijamin oleh bank penerbit disebut…

A. Cek mundur
B. Cek tunai
C. Cek perjalanan
D. Cek bank (bank draft)

Jawaban: D. Cek bank atau bank draft adalah cek yang diterbitkan oleh bank atas permintaan nasabah dimana pembayarannya sepenuhnya dijamin oleh bank penerbit, sehingga lebih aman dibandingkan cek pribadi.

29. Bagian surat yang berisi informasi lengkap tentang nama dan alamat perusahaan pengirim surat disebut…

A. Perihal surat
B. Kepala surat (kop surat)
C. Nomor surat
D. Lampiran surat

Jawaban: B. Kepala surat atau kop surat adalah bagian paling atas surat resmi yang memuat identitas lengkap organisasi pengirim meliputi nama, alamat, nomor telepon, logo, dan informasi kontak lainnya.

30. Format surat yang seluruh bagiannya diketik rata di tepi kiri tanpa lekukan disebut format surat…

A. Lurus penuh (full block style)
B. Setengah lurus (semi block style)
C. Lekukan (indented style)
D. Resmi Indonesia baru

Jawaban: A. Format lurus penuh atau full block style adalah bentuk surat di mana semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri tanpa ada lekukan apapun, sehingga tampilannya rata di sisi kiri.

31. Surat yang dikirimkan dari satu instansi kepada instansi lain yang setingkat dalam satu organisasi disebut surat…

A. Eksternal vertikal
B. Internal diagonal
C. Internal horizontal
D. Eksternal formal

Jawaban: C. Surat internal horizontal adalah surat yang beredar di dalam satu organisasi dan dikirimkan antarbagian atau antarunit yang setingkat (horizontal), tidak melewati jalur atas-bawah hierarki.

32. Proses pencatatan surat masuk ke dalam buku agenda dengan memberikan nomor urut dan keterangan singkat tentang isi surat disebut kegiatan…

A. Pengarsipan surat
B. Distribusi surat
C. Disposisi surat
D. Pencatatan dan registrasi surat

Jawaban: D. Pencatatan atau registrasi surat masuk adalah kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda atau sistem pencatatan dengan memberikan nomor urut dan keterangan isi surat sebagai bukti surat telah diterima.

33. Catatan singkat pimpinan pada surat masuk yang berisi instruksi kepada bawahan tentang tindak lanjut surat tersebut disebut…

A. Tembusan surat
B. Lembar disposisi
C. Amplop surat
D. Perihal surat

Jawaban: B. Lembar disposisi adalah lembar yang dilampirkan pada surat masuk dan digunakan pimpinan untuk menuliskan instruksi atau petunjuk tindak lanjut yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan yang dituju.

34. Persiapan perjalanan dinas pimpinan yang menjadi tanggung jawab sekretaris meliputi pengurusan hal-hal berikut, kecuali…

A. Menentukan tujuan dan agenda perjalanan pimpinan secara sepihak
B. Memesan tiket transportasi dan akomodasi
C. Menyiapkan dokumen perjalanan yang diperlukan
D. Mengurus uang perjalanan dinas pimpinan

Jawaban: A. Sekretaris tidak berwenang menentukan tujuan dan agenda perjalanan dinas pimpinan secara sepihak. Penentuan tujuan dan agenda adalah hak dan wewenang pimpinan, sedangkan sekretaris bertugas mengatur dan mempersiapkan segala kebutuhan perjalanan tersebut.

35. Dokumen yang memuat rincian jadwal perjalanan dinas pimpinan secara lengkap, mulai dari keberangkatan hingga kepulangan, disebut…

A. Laporan perjalanan dinas
B. Surat tugas perjalanan
C. Itinerary (jadwal perjalanan)
D. Memo perjalanan internal

Jawaban: C. Itinerary adalah dokumen yang disusun sekretaris yang memuat rincian lengkap jadwal perjalanan dinas pimpinan, termasuk waktu keberangkatan, moda transportasi, akomodasi, dan kegiatan yang akan dilakukan di tempat tujuan.

36. Saat mengurus perjalanan dinas pimpinan ke luar negeri, sekretaris perlu memastikan dokumen perjalanan internasional berupa paspor yang masih berlaku. Masa berlaku paspor yang umumnya disyaratkan negara tujuan adalah minimal…

A. 1 bulan setelah tanggal kepulangan
B. 3 bulan setelah tanggal kepulangan
C. 4 bulan setelah tanggal kepulangan
D. 6 bulan setelah tanggal kepulangan

Jawaban: D. Umumnya negara-negara tujuan perjalanan dinas internasional mensyaratkan paspor masih berlaku minimal 6 bulan setelah tanggal kepulangan, sehingga sekretaris wajib memastikan hal ini sebelum keberangkatan pimpinan.

37. Setelah pimpinan kembali dari perjalanan dinas, sekretaris bertanggung jawab untuk…

A. Membuatkan laporan evaluasi kinerja pimpinan selama perjalanan
B. Membantu menyiapkan laporan pertanggungjawaban keuangan perjalanan dinas
C. Menyusun rencana perjalanan dinas berikutnya secara mandiri
D. Menghubungi mitra bisnis untuk membahas hasil perjalanan dinas

Jawaban: B. Setelah perjalanan dinas selesai, sekretaris bertugas membantu pimpinan dalam menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan perjalanan dinas dengan mengumpulkan semua bukti pengeluaran yang telah terjadi.

38. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan arsip adalah…

A. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
B. Dokumen kertas yang sudah tidak aktif dan disimpan di gudang organisasi
C. Kumpulan surat menyurat yang sudah selesai diproses dan diarsipkan
D. Himpunan berkas dan dokumen yang memuat informasi kegiatan operasional

Jawaban: A. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, organisasi, maupun perorangan.

39. Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional sehari-hari dan disimpan di unit kerja yang bersangkutan disebut arsip…

A. Statis
B. Inaktif
C. Aktif
D. Vital

Jawaban: C. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dan sering dalam kegiatan sehari-hari oleh unit pengolah, sehingga harus disimpan di tempat yang mudah dijangkau.

40. Sistem penyimpanan arsip yang menggunakan urutan huruf alfabet sebagai dasar penyusunan dan penemuan kembali dokumen disebut sistem…

A. Kronologis
B. Numerik
C. Geografis
D. Abjad

Jawaban: D. Sistem penyimpanan abjad atau alfabetis menggunakan urutan huruf A sampai Z sebagai dasar penyusunan dan pencarian dokumen, biasanya berdasarkan nama orang, instansi, atau subjek dokumen.

41. Proses penentuan jangka waktu simpan arsip berdasarkan nilai guna dan kepentingannya bagi organisasi disebut…

A. Akuisisi arsip
B. Penilaian arsip
C. Pemindahan arsip
D. Preservasi arsip

Jawaban: B. Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai guna arsip dan jangka waktu simpannya berdasarkan kepentingan organisasi, yang menjadi dasar untuk keputusan pemindahan, pemusnahan, atau penyimpanan permanen arsip.

42. Proses penghancuran arsip yang sudah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lebih lanjut disebut…

A. Penyusutan arsip
B. Akuisisi arsip
C. Penyerahan arsip
D. Restorasi arsip

Jawaban: A. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip melalui pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, atau penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

43. Sebuah perusahaan ingin menerapkan sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau daerah asal dokumen. Sistem yang paling tepat digunakan adalah sistem…

A. Numerik
B. Subjek
C. Geografis
D. Kronologis

Jawaban: C. Sistem kearsipan geografis menyimpan dan mengklasifikasikan arsip berdasarkan nama tempat, wilayah, atau daerah asal dokumen, sehingga cocok digunakan oleh organisasi yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah.

44. Faktor lingkungan yang paling merusak arsip kertas dalam jangka panjang dan harus dikendalikan dalam ruang penyimpanan arsip adalah…

A. Tingkat kebisingan ruangan
B. Intensitas pencahayaan alami
C. Ketebalan dinding ruangan
D. Kelembapan udara dan suhu yang tidak stabil

Jawaban: D. Kelembapan udara yang tinggi dan perubahan suhu yang tidak stabil merupakan faktor lingkungan utama yang dapat merusak arsip kertas melalui pertumbuhan jamur, pelapukan bahan kertas, dan penurunan kualitas tinta.

45. Seorang sekretaris diminta membuat laporan triwulanan kegiatan kantor. Dalam menyusun laporan tersebut, urutan yang benar adalah…

A. Pengumpulan data, penyajian laporan, perumusan tujuan, analisis data
B. Perencanaan, pengumpulan data, pengolahan dan analisis data, penyusunan laporan
C. Penyusunan laporan, perencanaan, pengumpulan data, distribusi laporan
D. Analisis data, perencanaan, pengumpulan data, pengesahan laporan

Jawaban: B. Penyusunan laporan yang baik mengikuti tahapan sistematis yaitu dimulai dari perencanaan topik dan tujuan, dilanjutkan pengumpulan data, kemudian pengolahan dan analisis data, dan diakhiri dengan penyusunan naskah laporan akhir.

46. Deposito berjangka berbeda dari tabungan biasa karena dana dalam deposito berjangka…

A. Tidak dapat diambil sebelum jangka waktu yang telah disepakati berakhir
B. Tidak menghasilkan bunga atau bagi hasil apapun
C. Dapat diambil kapan saja menggunakan kartu ATM
D. Dijamin oleh pemerintah tanpa batas nilai simpanan

Jawaban: A. Deposito berjangka adalah produk simpanan bank yang mensyaratkan dana disimpan dalam jangka waktu tertentu yang sudah disepakati, dan tidak dapat ditarik sebelum jatuh tempo tanpa dikenai penalti.

47. Ketika menganalisis tata ruang kantor sebuah organisasi, ditemukan bahwa ruangan dipisahkan oleh sekat-sekat permanen sehingga setiap bagian memiliki ruangan sendiri. Kelemahan utama sistem tata ruang ini adalah…

A. Kurangnya privasi bagi setiap pegawai yang bekerja
B. Pengawasan pimpinan terhadap pegawai menjadi terlalu ketat
C. Membutuhkan biaya lebih besar dan menghambat komunikasi antarunit
D. Risiko kebisingan antarpegawai yang sulit dikendalikan

Jawaban: C. Tata ruang tertutup memerlukan biaya konstruksi dan pemeliharaan yang lebih besar karena adanya sekat permanen, selain itu juga dapat menghambat kelancaran komunikasi dan koordinasi antarpegawai lintas unit kerja.

48. Seorang sekretaris menemukan arsip yang sudah melampaui masa retensinya namun berisi informasi tentang kepemilikan aset tanah perusahaan. Tindakan yang paling tepat adalah…

A. Memusnahkan arsip sesuai jadwal retensi yang berlaku
B. Memindahkan arsip ke gudang penyimpanan sementara
C. Menyerahkan arsip kepada pimpinan untuk diputuskan secara pribadi
D. Mengklasifikasikan sebagai arsip vital dan menyimpannya secara permanen

Jawaban: D. Arsip yang memuat informasi kepemilikan aset seperti sertifikat tanah termasuk arsip vital yang tidak boleh dimusnahkan meskipun telah melampaui masa retensi standar, karena arsip ini sangat penting bagi kelangsungan hak hukum organisasi.

49. Sekretaris A menggunakan sistem nomor untuk menyimpan arsip, namun setiap kali mencari dokumen harus membuka buku indeks terlebih dahulu. Kondisi ini menunjukkan kelemahan sistem penyimpanan arsip…

A. Geografis
B. Numerik
C. Subjek
D. Kronologis

Jawaban: B. Sistem kearsipan numerik memiliki kelemahan yaitu tidak dapat langsung menemukan arsip tanpa menggunakan buku indeks atau kartu indeks sebagai alat bantu pencarian, karena nomor saja tidak langsung menunjukkan identitas isi arsip.

50. Dalam proses komunikasi perkantoran, umpan balik (feedback) memiliki peran penting karena…

A. Menjadi indikator bagi komunikator bahwa pesan telah diterima dan dipahami oleh komunikan
B. Mempercepatkan pengiriman pesan dari komunikator ke komunikan
C. Menggantikan fungsi saluran komunikasi yang tidak berfungsi
D. Menentukan pilihan media komunikasi yang paling efisien

Jawaban: A. Umpan balik atau feedback dalam proses komunikasi berfungsi sebagai respons komunikan kepada komunikator yang menunjukkan bahwa pesan telah diterima, dipahami, dan diproses, sehingga komunikator dapat mengetahui efektivitas pesan yang disampaikan.

ASIP4103 — Dasar Dasar Kesekretarisan

Latihan Tambahan dengan AI