ASIP4101 — Pengantar Ilmu Kearsipan

1. Filsafat ilmu kearsipan membahas dasar-dasar ontologis yang berkaitan dengan…

• A. Teknik penyimpanan arsip secara fisik
• B. Hakikat dan keberadaan arsip sebagai objek ilmu
• C. Prosedur pemusnahan arsip tidak aktif
• D. Sistem klasifikasi arsip berdasarkan abjad

2. Asal usul kata “arsip” berasal dari bahasa Yunani, yaitu…

• A. Archivum
• B. Archeon
• C. Arkheia
• D. Archivos

3. Manakah pernyataan yang paling tepat mengenai kegunaan arsip bagi organisasi?

• A. Arsip hanya berguna sebagai bukti hukum di pengadilan
• B. Arsip berfungsi sebagai sumber ingatan kolektif dan referensi pengambilan keputusan
• C. Arsip digunakan semata-mata untuk keperluan administratif rutin
• D. Arsip hanya relevan untuk instansi pemerintah, bukan swasta

4. Teori ilmu kearsipan yang berkembang pada abad ke-19 pertama kali diprakarsai oleh negara…

• A. Amerika Serikat
• B. Inggris
• C. Belanda
• D. Prancis

5. Perbedaan mendasar antara arsip dan dokumen biasa terletak pada…

• A. Ukuran fisik dan warna kertasnya
• B. Nilai guna dan kaitannya dengan kegiatan organisasi
• C. Jumlah salinan yang dibuat
• D. Bahasa yang digunakan dalam penulisannya

6. Dalam ontologi ilmu kearsipan, “rekod” (record) didefinisikan sebagai…

• A. Informasi yang dibuat dan dipelihara sebagai bukti transaksi atau kegiatan
• B. Koleksi buku langka yang disimpan di perpustakaan
• C. Salinan digital dari dokumen cetak
• D. Laporan keuangan tahunan organisasi

7. Lembaga yang memiliki tugas pokok menyimpan dan mengelola arsip statis nasional di Indonesia adalah…

• A. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
• B. Kementerian Dalam Negeri
• C. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
• D. Badan Kepegawaian Negara

8. Perbedaan utama antara arsip, perpustakaan, dan museum terletak pada…

• A. Anggaran operasional masing-masing lembaga
• B. Jumlah koleksi yang dimiliki
• C. Jenis bahan dan asal usul koleksi yang dikelola
• D. Lokasi gedung tempat penyimpanan

9. Rekod vital adalah rekod yang…

• A. Dibuat oleh pejabat tertinggi organisasi
• B. Berusia lebih dari 50 tahun
• C. Tidak dapat tergantikan dan kritis bagi kelangsungan organisasi
• D. Disimpan dalam format digital saja

10. Program pencegahan bencana dalam manajemen rekod bertujuan untuk…

• A. Menghancurkan rekod yang sudah tidak bernilai
• B. Melindungi rekod vital dari risiko kehilangan akibat bencana
• C. Mempercepat proses akuisisi arsip baru
• D. Mempermudah akses publik terhadap arsip

11. Sistem pemberkasan abjad menggunakan prinsip penyusunan berdasarkan…

• A. Tanggal pembuatan dokumen
• B. Nomor urut registrasi
• C. Urutan huruf nama atau subjek
• D. Kode klasifikasi numerik

12. Yang dimaksud dengan “penyimpanan arsip inaktif” adalah…

• A. Arsip yang sudah dimusnahkan namun datanya disimpan
• B. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah namun masih memiliki nilai guna
• C. Arsip digital yang tidak dapat dibuka kembali
• D. Arsip yang menunggu proses digitalisasi

13. Appraisal (penaksiran) arsip dilakukan dengan tujuan utama untuk…

• A. Menentukan warna folder penyimpanan yang tepat
• B. Menghitung biaya pengelolaan arsip
• C. Menilai arsip mana yang layak disimpan permanen dan mana yang dapat dimusnahkan
• D. Mempercepat proses peminjaman arsip

14. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah dokumen yang memuat…

• A. Daftar nama pegawai pengelola arsip
• B. Jangka waktu penyimpanan dan nasib akhir setiap jenis arsip
• C. Anggaran tahunan unit kearsipan
• D. Prosedur digitalisasi arsip cetak

15. Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prosedur yang benar karena…

• A. Membutuhkan biaya yang sangat besar
• B. Berkaitan dengan tanggung jawab hukum dan akuntabilitas organisasi
• C. Memerlukan persetujuan seluruh karyawan
• D. Diatur oleh standar internasional ISO 9001

16. Akuisisi arsip dalam konteks lembaga kearsipan berarti…

• A. Proses pemusnahan arsip duplikat
• B. Pemindahan atau pengalihan arsip dari pencipta ke lembaga kearsipan
• C. Pembuatan salinan digital arsip cetak
• D. Penyusunan daftar arsip yang baru dibuat

17. “Accession” dalam terminologi kearsipan internasional mengacu pada…

• A. Izin akses publik terhadap arsip rahasia
• B. Proses penerimaan dan pencatatan masuknya arsip ke lembaga kearsipan
• C. Teknik pengindeksan arsip elektronik
• D. Prosedur peminjaman arsip antar lembaga

18. Prinsip utama penataan arsip yang dikenal sebagai “provenance” menyatakan bahwa…

• A. Arsip harus disusun berdasarkan abjad
• B. Arsip dari sumber yang berbeda tidak boleh dicampur
• C. Arsip harus selalu tersimpan dalam kondisi tertutup
• D. Arsip perlu disalin ulang setiap 10 tahun

19. Deskripsi arsip bertujuan untuk…

• A. Mengubah format fisik arsip menjadi digital
• B. Menentukan nilai ekonomi arsip untuk lelang
• C. Memberikan informasi tentang isi, konteks, dan struktur arsip agar mudah ditemukan
• D. Menetapkan tingkat kerahasiaan arsip

20. Profesionalisme seorang arsiparis mencakup kompetensi di bidang…

• A. Hanya keterampilan teknis penyimpanan fisik
• B. Pengelolaan rekod, pelayanan referensi, dan etika profesi
• C. Pemrograman komputer dan jaringan internet
• D. Desain grafis dan tata letak dokumen

21. Standar kedudukan arsiparis sebagai profesi diatur agar…

• A. Gaji arsiparis setara dengan dokter
• B. Semua arsiparis bekerja di instansi pemerintah
• C. Kompetensi, etika, dan pengakuan profesi arsiparis terjamin secara formal
• D. Jumlah arsiparis dibatasi di setiap instansi

22. “Finding aids” atau alat bantu temu arsip berfungsi sebagai…

• A. Perangkat lunak untuk enkripsi arsip digital
• B. Instrumen yang membantu pengguna menemukan dan mengakses arsip
• C. Alat scanner untuk digitalisasi dokumen
• D. Panduan pemusnahan arsip tidak bernilai

23. Jasa referensi dalam konteks kearsipan berarti…

• A. Layanan pembuatan salinan arsip berbayar
• B. Pelayanan kepada pengguna dalam mengakses dan memanfaatkan arsip
• C. Program pelatihan internal pegawai kearsipan
• D. Sistem peminjaman arsip antar perpustakaan

24. Preservasi arsip digital berbeda dengan preservasi arsip konvensional karena…

• A. Arsip digital tidak memerlukan biaya penyimpanan
• B. Arsip digital lebih tahan lama dari kertas
• C. Arsip digital menghadapi risiko keusangan teknologi dan format file
• D. Preservasi digital cukup dilakukan sekali seumur hidup arsip

25. Digitisasi (digitization) arsip adalah proses…

• A. Membuat arsip baru dalam format digital sejak awal
• B. Mengalihkan arsip dari medium analog/fisik ke format digital
• C. Menghapus arsip fisik setelah disimpan di cloud
• D. Mengirim arsip melalui jaringan internet

26. Konservasi arsip bertujuan untuk…

• A. Menambah nilai artistik arsip agar menarik pengunjung
• B. Memperlambat atau menghentikan kerusakan fisik arsip melalui perawatan
• C. Mengalihkan kepemilikan arsip ke museum
• D. Memproduksi salinan arsip dalam jumlah besar

27. Epistemologi dalam filsafat ilmu kearsipan membahas…

• A. Sejarah perkembangan lembaga kearsipan
• B. Cara memperoleh pengetahuan yang valid tentang arsip dan kearsipan
• C. Teknik penyusunan jadwal retensi
• D. Standar internasional ISO untuk kearsipan

28. Sejarah kearsipan di Eropa menunjukkan bahwa pada Abad Pertengahan, arsip terutama dikelola oleh…

• A. Pedagang dan kaum borjuis
• B. Tentara dan lembaga militer
• C. Gereja dan istana kerajaan
• D. Universitas dan lembaga pendidikan

29. Manajemen rekod yang efektif memberikan manfaat bagi organisasi berupa…

• A. Pengurangan jumlah karyawan secara signifikan
• B. Efisiensi operasional, akuntabilitas, dan kemudahan akses informasi
• C. Peningkatan pendapatan langsung dari penjualan arsip
• D. Otomatisasi seluruh proses kerja tanpa SDM

30. Sistem pemberkasan non-abjad yang umum digunakan dalam kearsipan meliputi sistem…

• A. Sistem warna dan sistem gambar
• B. Sistem numerik, geografis, dan kronologis
• C. Sistem barcode dan QR code
• D. Sistem nama dan sistem jabatan

31. Arsip yang memiliki nilai guna sekunder berarti arsip tersebut bernilai bagi…

• A. Hanya pencipta arsip itu sendiri
• B. Pihak lain di luar pencipta, termasuk peneliti dan masyarakat umum
• C. Arsiparis yang mengelolanya
• D. Vendor pengadaan peralatan arsip

32. Lembaga kearsipan berbeda dari perpustakaan dalam hal…

• A. Lembaga kearsipan tidak memerlukan katalog
• B. Perpustakaan menyimpan bahan yang diciptakan untuk dipublikasikan, arsip menyimpan rekod unik hasil kegiatan
• C. Perpustakaan hanya melayani pelajar, arsip melayani semua kalangan
• D. Lembaga kearsipan tidak memerlukan gedung khusus

33. Rekod vital yang berkaitan dengan hak kepemilikan organisasi contohnya adalah…

• A. Daftar hadir rapat mingguan
• B. Nota pembelian alat tulis
• C. Sertifikat tanah dan akta pendirian perusahaan
• D. Laporan evaluasi kinerja tahunan

34. Prinsip “respect des fonds” dalam kearsipan berasal dari tradisi kearsipan…

• A. Amerika Serikat
• B. Inggris
• C. Jerman
• D. Prancis

35. Dalam konteks Jadwal Retensi Arsip, “nasib akhir” arsip dapat berupa…

• A. Digitalisasi atau penjualan
• B. Pemusnahan atau penyerahan ke lembaga kearsipan sebagai arsip statis
• C. Pemindahan ke perpustakaan umum
• D. Pembagian kepada peneliti yang membutuhkan

36. Salah satu faktor utama kerusakan arsip kertas adalah…

• A. Terlalu sering dibaca oleh pengguna
• B. Kelembaban udara yang tinggi dan serangan biologis seperti jamur dan serangga
• C. Pencahayaan ruangan yang kurang terang
• D. Penggunaan tinta berwarna pada dokumen

37. Aksesi (accession) dalam kearsipan mencakup kegiatan…

• A. Memperbaiki arsip yang rusak secara fisik
• B. Penerimaan, pencatatan, dan pendaftaran resmi arsip yang masuk ke lembaga kearsipan
• C. Pembuatan indeks elektronik untuk arsip lama
• D. Penyusunan guide atau panduan arsip

38. Akuisisi arsip dapat dilakukan melalui cara…

• A. Hanya pembelian dari pihak ketiga
• B. Penyerahan, pembelian, hibah, atau deposito dari pencipta arsip
• C. Hanya melalui keputusan pengadilan
• D. Permintaan langsung dari peneliti

39. Penataan arsip berdasarkan “original order” berarti…

• A. Arsip disusun dari yang terbaru ke yang terlama
• B. Arsip dikembalikan dan dipertahankan sesuai susunan asli saat diciptakan
• C. Arsip diurutkan berdasarkan abjad nama pencipta
• D. Arsip dikelompokkan berdasarkan topik yang relevan

40. Guide, inventaris, dan daftar arsip merupakan contoh dari…

• A. Regulasi kearsipan internasional
• B. Alat bantu temu arsip (finding aids)
• C. Formulir permohonan akses arsip
• D. Standar preservasi arsip digital

41. Nilai guna primer suatu arsip diukur berdasarkan…

• A. Usianya yang sudah melebihi 25 tahun
• B. Kegunaannya bagi organisasi pencipta untuk tujuan administratif, fiskal, atau hukum
• C. Minat peneliti dari luar negeri terhadap arsip tersebut
• D. Jumlah halaman dan ukuran fisik arsip

42. Ilmu kearsipan dianggap sebagai disiplin ilmu tersendiri karena memiliki…

• A. Gedung penyimpanan khusus di setiap kota
• B. Objek kajian, teori, metode, dan komunitas ilmiah yang khas
• C. Lebih banyak praktisi daripada ilmu lainnya
• D. Anggaran penelitian yang besar dari pemerintah

43. Pemberkasan arsip dengan sistem geografis cocok digunakan oleh organisasi yang…

• A. Berfokus pada kegiatan keuangan semata
• B. Memiliki kegiatan atau operasi yang tersebar di berbagai wilayah
• C. Hanya memiliki satu kantor pusat
• D. Mengelola arsip dalam jumlah sangat kecil

44. Manakah yang merupakan ciri khas arsip statis?

• A. Sering digunakan dalam kegiatan operasional harian
• B. Memiliki nilai guna permanen dan disimpan oleh lembaga kearsipan
• C. Dapat dimusnahkan kapan saja oleh pencipta
• D. Hanya ada dalam format digital

45. Preservasi digital mencakup strategi seperti…

• A. Mencetak semua arsip digital ke kertas
• B. Migrasi format, emulasi, dan pembuatan salinan cadangan (backup)
• C. Menghapus metadata arsip digital lama
• D. Mengonversi arsip digital ke format microfilm

46. Seorang arsiparis yang profesional wajib menjaga kerahasiaan arsip karena…

• A. Arsip adalah milik pribadi arsiparis yang merawatnya
• B. Hal itu merupakan bagian dari etika profesi dan kewajiban hukum dalam melindungi informasi
• C. Kerahasiaan meningkatkan nilai ekonomi arsip
• D. Pengguna arsip tidak berhak mendapat informasi apapun

47. Museum berbeda dari lembaga kearsipan karena museum…

• A. Tidak memerlukan izin operasional dari pemerintah
• B. Mengumpulkan dan memamerkan benda-benda tiga dimensi bernilai budaya dan sejarah
• C. Hanya menyimpan arsip cetak dalam jumlah besar
• D. Bertugas memusnahkan rekod yang sudah tidak aktif

48. Penaksiran (appraisal) arsip yang baik harus mempertimbangkan faktor…

• A. Biaya kertas dan tinta pembuatan arsip
• B. Nilai evidensial, informasional, dan relevansi arsip bagi kepentingan masa depan
• C. Selera estetika arsiparis yang bertugas
• D. Jumlah halaman dan berat fisik arsip

49. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang…

• A. Dibuat dalam format digital dan selalu diperbarui otomatis
• B. Masih digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi sehari-hari
• C. Sudah dipindahkan ke lembaga kearsipan nasional
• D. Memiliki usia lebih dari 10 tahun

50. Tujuan akhir dari seluruh pengelolaan kearsipan yang baik adalah…

• A. Meminimalkan jumlah pegawai di unit kearsipan
• B. Memastikan semua arsip berbentuk digital
• C. Menjamin tersedianya informasi yang autentik, andal, dan dapat diakses untuk mendukung akuntabilitas dan memori institusional
• D. Mengurangi anggaran operasional organisasi